Le guide-âne du webmestre Savoir-vivre mel
1 page	Anne Bedel	25-11-00

Cette page a été réalisée à partir de la lecture de http://citcom.citcom.fr/ternova/ltn/network/000netw.htm (extraits de tisser son réseau: groupes de discussion, listes de diffusion, courrier électronique), de nombreux sites sur l'utilisation du courrier électronique cités en fin de page, et de mon expérience personnelle.

• Résumer clairement le contenu du message dans le champ Sujet (ou objet).  C'est le titre du message, qui est utilisé par beaucoup pour organiser le courrier et lui donner une priorité. Il doit de ce fait non seulement être rempli, mais être précis.
  Un mel sans sujet se trouve noyé dans la liste des messages reçus.

  Recommandations sur l'objet:

  Préférer, pour parler du projet "Machin" Machin: spécificités techniques Plutôt que: Les spécificités techniques de Machin ou pire Spécificités techniques Le classement sera ainsi simplifié, notamment si le projet "Machin" fait l'objet de nombreux mels.

  
  En savoir plus sur le sujet (l'objet): http://www.arobase.org/rediger/sujet.htm

• Ecrire des messages  courts et précis
• Ne pas encombrer la boîte aux lettres du destinataire avec des pièces jointes volumineuses, notamment si le document attaché peut être déposé sur un serveur d'information .
• Un document en pièce jointe, au format rtf (lisible par la plupart des logiciels de traitement de texte), est préférable au format word (doc). Des virus peuvent se nicher dans le format doc de word (dans les macros). D'autre part tout le monde n'a pas word, ni la dernière version de word, et dans ce cas le destinataire ne  pourra pas toujours lire une pièce jointe au format doc de word 2000.
• Emettre une seule idée par mel. Si plusieurs idées (et donc sujets) sont regroupées dans le même mel,  le risque est que seule, la première idée soit prise en compte par le destinataire.
• Soigner l'orthographe. Ne pas oublier de relire un message (non seulement sur le fond mais sur la forme, l'imprimer en cas de doute) avant de l'envoyer . Un message plein de fautes d'orthographes ne fait jamais bon effet, même si la nétiquette suggère au destinataire de ne pas en tenir compte.
• Gare au effet du langage «parlé-écrit» qui caractérise la messagerie. Cette façon de communiquer favorise la spontanéité et le parlé direct, mais on doit garder à l'esprit que si les messages sont parfois écrits en langage parlé par leur auteur, ils sont bel et bien reçus comme une communication écrite. Cette dissymétrie explique souvent les traits d'humour mal compris, la polémique qui fait rage, les contre-sens fréquents, voire les messages complètement incompréhensibles. (extrait de "Netiquette, obligations administratives" http://www.cru.fr/listes/atelier/ll/node31.html)
• Eviter les messages en majuscules sauf pour mettre en valeur un mot ou une idée. AUTREMENT, ON A L'IMPRESSION DE CRIER !!! De plus, un texte en majuscules est plus difficile à lire.
• Ne pas écrire ce qui ne se dit pas en public. Un correspondant peut toujours transférer un message à d'autres personnes, ce qui pourrait être parfois gênant. Le téléphone reste un bon moyen de communication discrète et offre l'assurance que le message ne sera pas partagé.
• Ne pas abuser de la commande CC (Copie carbone), et limiter l'envoi aux seules personnes concernées. Les directeurs reçoivent souvent une quantité considérable de messages qu'ils n'ont pas la possibilité de traiter. Dans le même esprit, éviter de répondre à tous les destinataires en utilisant systématiquement la fonction Réponse à tous de votre logiciel de messagerie.
• Utiliser la fonction Cci (Copie carbone invisible) quand un message est adressé à un groupe de personnes qui ne se connaissent pas. Il n'est pas plus poli de communiquer une adresse mel qu'un numéro de téléphone sans le consentement de son propriétaire. Alors que les fonctions A et Cc affichent les adresses mel de tous les destinataires, la fonction Cci n'indique que deux adresses : celles de l'expéditeur et celle du destinataire.
• Pour être sûr qu'une blague est bien comprise ou exprimer ses émotions, il est recommandé d'utiliser des successions de caractères, nommés " smiley " ou émoticons, comme par exemple :-).
  Quand on regarde cette succession de caractères en penchant la tête à gauche, elle représente un visage qui sourit. Les émoticons sont généralement utilisés dans les messages privés ; il est recommandé de ne pas les utiliser dans un cadre professionnel.
  Dénué de l'expression faciale et de l'intonation de la voix, un message humoristique peut être mal interprété. Aussi, il faut bien réfléchir avant de poster ce genre de message.
• Il est recommandé de ne pas envoyer de messages à un très grand nombre de personnes sans bonne raison. Les courriers diffusés en grande quantité sont souvent des messages abusifs (spam). Ce type de message, comparable aux publicités qui encombrent souvent les boîtes à lettres, empêche une gestion efficace du courrier. Il accroît les délais (et pour certains les coûts) de déchargement et oblige à un long travail de tri pour distinguer les messages importants.
• Les messages d'insultes sont tout à fait déconseillés. Ils sont souvent reçus en réponse à des messages abusifs (spam), une méthode de contre-attaque connue sous le nom de flaming (descendre en flammes). Pour éviter une guerre de communiqués ou flame war, le mieux est de ne pas répondre.
• Ajouter son nom (ou une signature), par courtoisie, en fin de message. L'adresse de l'expéditeur est certes inclue dans l'en-tête, mais il arrive parfois qu'elle ne corresponde pas au nom du signataire.
  Concevoir sa signature http://www.arobase.org/rediger/signature.htm
• Répondre à un message:
  • utiliser la commande "reply" ou "répondre à" en gardant le sujet
  • taper la réponse en haut du corps du message (pour éviter l'usage de l'ascenseur au destinataire)
  • garder l'historique de la conversation sous la réponse
• En savoir plus sur "répondre à un mail":http://www.arobase.org/rediger/repondre.htm
• Ne pas hésiter, le cas échéant, à utiliser les formules de politesse appropriées à la qualité du destinataire, qui sont d'usage dans le courrier administratif papier. La courtoisie et la déférence sont toujours payées de retour.
  Eviter certaines formules supposées tendance, telles que: Nettement votre, Cliquement à vous ...

voir aussi:

Utiliser le courrier électronique pour communiquer à l'intérieur et à l'extérieur de l'entreprise. Durée moyenne de formation : 1 h 45: http://citcom.citcom.fr/ternova/ltn/email/000mail.htm Une autoformation animée et parlante aux mels: http://www.wanadoo.fr/wanadoo_et_moi/comprendre/netexpress/flash/ne_02/index.html Courrier électronique et déontologie http://www.barreau.qc.ca/journal/vol29/no13/atelier13.html Comprendre Netscape messenger: http://www.france.diplomatie.fr/culture/france/ressources/guide/autofor/html/nav/mail/mail.htm La nétiquette, sous forme d'autoformation animée et parlante: http://www.wanadoo.fr/wanadoo_et_moi/comprendre/netexpress/flash/ne_07/index.html

http://www.admiroutes.asso.fr/webmestre/mel.htm
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