Mission Baquiast - Propositions sur les apports d'Internet à la modernisation du fonctionnement de l'Etat. Propositions

Le réseau local et la messagerie interne

L'on ne devrait plus jamais, dans une cellule administrative comportant plus d'une personne, envisager de fournir un micro-ordinateur non connecté à un réseau local (le  réseau lui permettant d'être relié aux voisins) et doté d'un logiciel de messagerie  par lequel il pourra parler à ces mêmes voisins.

La messagerie permet d'envoyer des messages électroniques (ou mels) sous une forme très simples; Les correspondants sont enregistrés dans des listes (ou annuaires) permettant de les retrouver très facilement. La messagerie permet aussi d'envoyer des fichiers préparés ou stockés sur le micro, dans un format traitement de texte. Le destinataire peut ainsi (s'il dispose du même traitement de texte) retravailler directement le document reçu. Sinon, il est obligé de faire appel à un convertisseur de format, fourni par sa messagerie, ou par les outils logiciels dont a été doté le micro.

Aujourd'hui, les messageries offrent, comme tous les logiciels sur micro, des fonctions nombreuses, dont toutes ne sont pas indispensables. Comme en ce qui concerne les micros, il faut apprendre à s'en servir avec dextérité, puis évidemment les utiliser.

Le premier geste en entrant le matin doit être d'ouvrir la messagerie, et traiter les messages le plus tôt possible dans la journée. La messagerie se ferme le soir juste avant d'éteindre l'éclairage du bureau. Beaucoup de messageries disposent d'une version "mobile" qui permet de les réouvrir chez soi si nécessaitre, le soir ou en week-end. Certains crieront au scandale. Mais ceux qui utilisent cette technique sont comme les utilisateurs de téléphones portables, ils n'y voient que des avantages, en maîtrisant mieux leurs temps de travail.    

Les messageries peuvent offrir, en interne quelques sécurités, par exemple un mot de passe identifiant le détenteur du droit d'accès au micro. Mais elles ne craignent guère que les piratages internes, puisqu'elles ne sont pas reliées aux réseaux publics.

Comme dans tout système d'échanges, la contamination par des virus importés reste une menace permanente. Il faut donc disposer de puissants anti-virus, continuellement réactualisés compte-tenu des mutations.

Rappelons par ailleurs que la mise en place et l'utilisation quotidienne d'une messagerie impose de résoudre des problèmes de type industriel. Beaucoup d'administrations ne sont pas encore en état de les affronter. Elles doivent pourtant apprendre à les résoudre dans les meilleurs délais:

- cablage, équipement, formation des utilisateurs
- maintenance du réseau. Un système restant invalide plus d'une demi-journée paralyse son utilisateur et lui donne de bonnes raisons, s'il n'est pas très convaincu, de revenir durablement aux "flux-papier". La télémaintenance ne suffit généralement pas. Des interventions de terrain sont nécessaires.
- harmonisation des logiciels, et si possible téléchargement coordonné des mises à jour, afin que tous les utilisateurs disposent des mêmes versions aux mêmes moments. Certains verront là un rêve impossible connaissant la volonté d'indépendance des fonctionnaires français "branchés". Il faudra cependant s'y efforcer, tout au moins dans les domaines nécessaires au travail coopératif.
- assistance logiciel aux utilisateurs, qui s'apparente à une formation continue.

Entre cette dernière et la maintenance du réseau, l'on peut considérer que le service en charge du réseau doit consacrer environ 1/2 journée par mois et par poste de travail à une assistance de proximité. Il s'agit bien là d'un des nouveaux métiers à développer.

L'inconvénient des messageries est qu'elles sont encore assez différentes les unes des autres, non normalisées,  (propriétaires, c'est-à-dire au standard exclusif du fournisseur). Elles ne communiquent pas facilement et obligent à des réapprentissages en cas de passage de l'une à l'autre, ce qui s'impose parfois, même au sein d'un ministère donné. Chaque service aime bien, spontanément, se donner des outils différents de ceux du voisin. Il faut savoir que changer de messagerie peut conduire à perdre , sauf conversion) les centaines de messages parfois stockés sur les micros des utilisateurs, et qui leur servent de mémoire de travail. Il vaut mieux convertir en ce cas les messages importants en fichiers traitement de texte.

Certaines messageries, qui sont parfois en accès libre de droits (free-ware) rentrant ainsi dans la catégorie à encourager des logiciels libres, sont systématiquement aux standards SMTP de l'Internet. Ce sont donc elles qu'il faudrait systématiquement acquérir aujourd'hui.

Les messageries évoluent dans deux directions, qui ne sont pas exclusives: le travail en groupe interne (intranet au sens strict) et l'interconnexion sur une échelle de plus en plus large, permettant de relier des administrations entre elles. C'est là que se fera particulièrement sentir leur apport à une réforme administrative en profondeur: le travail en groupe interadministratif.

Une autre évolution, toute différente, concerne la possiblité, à partir d'une messagerie, d'accéder à l'Internet (messagerie Internet ou E.mail et Web). Ceci pose de difficiles problèmes de protection du réseau local, et le recours à des logiciels anti-pirates dits pare-feux (fire-walls) eux-mêmes généralement non normalisés et parfois plus coûteux qu'ils ne devraient l'être. On trouve également des pare-feux en logiciels libres.

La solution la plus simple est celle du double réseau, le micro de l'utilisateur pouvant être branché soit sur l'extérieur, le cas échéant par abonnement avec un fournisseur d'accès du marché, soit sur le réseau local. Les manipulations nécessaires rendent difficiles  (mais non impossibles) une utilisation fréquentes des serveurs webs externes dans le cadre d'un travail interne. Il arrive encore que faute de solutions dans le cadre du service, certains mordus de l'Internet se connectent  de chez eux, et s'échangent à eux-mêmes des disquettes, du domicile au bureau. Gare aux virus dans ce cas!

Certains ministères ont résolu l'intégration des deux fonctions Internet et messagerie interne dans le même réseau local, par divers subterfuges. D'autres, à l'instar de la plupart des entreprises soucieuses de lutter contre les intrusions, s'y refusent absolument.

Dans ce cas, il n'est pas possible à un fonctionnaire de dialoguer en messagerie avec des correspondants extérieurs, comme le prévoit le PAGSI, sans changer constamment de configuration micro. Le bureau désirant offrir ce service devra dans l'immédiat mettre en place un ou plusieurs postes affectés au courrier électronique avec les usagers. Ceci imposera certains efforts de réorganisation internes : qui peut répondre au mieux, comment garantir des délais corrects de réponse, etc. (cf. Traitement du courrier électronique du public)

Aujourd'hui, dans la perspective d'une interconnexion généralisé des messageries des administrations, les services acheteurs devront comme indiqué plus haut n'acquérir que des messageries garantissant la totale compatibilité aux standards de l'Internet, ainsi que le suivi de ces standards. Les fournisseurs de messageries encore propriétaires (standards spécifiques) devront être fortement incités à migrer vers une compatibilité internet totale.

Il serait aussi utile, comme indiqué ci-dessus, d'inciter à l'emploi des logiciels libres en matière de messagerie, qui peuvent offrir aux utilisateurs compétents, en dehors de leur aspect peu coûteux, des solutions aussi ergonomiques que celles des grands produits commerciaux, dont la complexité peut rebuter.

PROPOSITIONS: il faut généraliser les réseaux locaux et les messageries, mais ne plus aujourd'hui envisager l'acquisition de messageries qui ne soient pas totalement compatibles avec les standards de l'Internet, afin d'anticiper les besoins de la communication interministérielle. Niveau de responsabilité: ministres

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