Mission Baquiast - Propositions sur les apports d'Internet à la modernisation du fonctionnement de l'Etat. Propositions

L'intranet interministériel professionnel.

Ce domaine constitue le développement logique de l'interconnexion des messageries ministrielles, ou de la mise en place de services à valeur ajoutée tel que le projet de RIA étudié actuellement par le secrétariait d'Etat à l'industrie. Mais il constitue encore un idéal loin d'être atteint, loin même d'être ressenti comme un idéal: le travail en commun ou en réseau de l'ensemble des administrations centrales et déconcentrées de l'Etat.

On appellera intranet professionnel le réseau câblé ou hertzien des postes de travail (un par agent) permettant les différentes fonctions de la bureautique (incluant en standard l'édition html), de la messagerie (annuaire et plan d'adressage inclus), de l'accès aux webs intranets, du travail en groupe par réseau, de l'accès à la messagerie et au web internet externe. L'intranet professionnel sera protégé vis-à-vis de l'extérieur par les techniques en vigueur sur le marché. Il pourra comporter en interne des accréditations d'accès différentes selon les postes de travail. La carte à puce pourra  (ou devra) être utilisée à certains niveaux.

Comme indiqué dans les fiches précédentes, l'on confond souvent dans l'administration l'intranet avec un accès à des webs internes, eux-mêmes souvent de simples transposition des archives documentaires existantes.  D'autres y voit une forme de messagerie. Ce sont des vues trop restrictives.  L'intranet, c'est en réalité le bureau sans papier.  Outre permettre l'information des agents, il doit servir à toutes les tâches internes à l'organisme: préparation et tenue de réunions, travail productif en commun, développement d'applications internes, prise de décision . Ce doit être l'instrument essentiel de la recherche de productivité par réorganisation de smodes de production internes.

Sur l'intranet circuleront également les échanges entre experts appelés à traiter les requêtes formulées en ligne par les administrés. Il n'est pas possible en effet d'envisager que les titulaires de boites à lettres ouvertes au public puissent sans aides internes répondre à toutes les questions posées. Organiser le réseau des personnes habilités à répondre représente une charge de réorganisation importante, exigeant un intranet très performant.

Les services à offrir aujourd'hui sont: - consultations de bases documentaires - messagerie et annuaire - agendas et tenue de réunions - formation et assistance par hot lines - groupes de discussion - transferts de fichiers, accès à des applications - travail coopératif en réseau.  Ces services pourront utiliser, notamment, les données produites par l'informatique lourde et stockées dans des datawhare houses.

L'intranet "professionnel" du ministère.

L'intranet professionnel doit desservir l'ensemble des services du ministère, où qu'ils se trouvent dans le monde . Il peut être prolongé vers des correspondants extérieurs accrédités, sous forme d'extranet (par exemple l'extranet dit Euro au MEFI). Il peut également communiquer, via une ou plusieurs plates-formes d'interconnexion aux standards internet, vers les intranets d'autres ministères (cf le projet RIA en cours de spécification, destiné dans un premier temps à la préparation des textes réglementaires et législatifs).

Le réseau intranet professionnel suppose une administration et une maintenance forte, sans parler de la formation et de l'assistance. Les standards seront exclusivement ceux de l'internet. Leur mise à jour sera décidée de façon impérative par l'administrateur de réseau. Les logiciels de production (par exemple traitement de texte, éditeurs html, navigateurs) seront choisis parmi les meilleurs du marché, systématiquement mis à jour, et implémentés , de préférence, sans laisser de choix aux utilisateurs (ce qui n'empêche pas de les consulter auparavant).

L'évolutivité du réseau, dans des directions aussi différentes éventuellement que la visio-audiophonie, les ordinateurs de réseaux, l'ATM ou l'ADSL, sera ainsi rendue plus facile.

L'investissement initial à réaliser, important mais vite rentable, sera permis par les économies acquise sur l'informatique lourde. Mais il se justifiera plus encore par les économies sur la gestion des flux papier.

Plus généralement, l'intranet professionnel sera au coeur du processus d'allocation des ressources humaines: mettre au service des nouveaux besoins les hommes et les compétences rendues disponibles par les nouvelles technologies. Cette réallocation des hommes, exclusive de tout licenciement, se fera au moindre coût humain, par exemple grâce aux possibilités de téléformation et télétravail. Elle devrait même se traduire par un enrichissement des tâches et des carrières, comme par la création de nouveaux métiers et peut-être de nouveaux emplois. L'appel à l'imagination des services et des agents sera systématique

Le ministre et les directeurs doivent être les premiers utilisateurs de l'intranet professionnel..

L'intranet interministériel.

L'interconnexion des intranets ministériels, au fur et à mesure des besoins d'échanges, via la ou les plates-formes d'interconnectivité type RIA évoquée ci-dessus, déterminera le champ et les fonctions de l'intranet interministériel. Celui-ci pourra récupérer l'actuel intranet gouvernemental X400, converti SMTP, qui en constituera une couche particulièrement sécurisée.

Le projet RIA vise en priorité la préparation des textes législatifs et réglementaires, qui supposent un niveau de protection important, et une architecture centralisée, autour d'un serveur. Il est évident qu'il ne devra pas se limiter à cela. Pour l'essentiel de l'utilisation, il faudra, comme pour l'intranet ministériel, encourager au maximum l'inventivité et la bonne volonté des services et des agents. Les besoins ne manquent pas, afin d'abaisser les frontières entre services des administrations centrales et territoriales, encourager le travail en commun, etc.

Si le groupe de travail interministériel qui se met en place actuellement autour de la société retenue en assistance à maître d'ouvrage montre une bonne capacité à coopérer et anticiper, il devra être mandaté pour continuer le travail en abordant de nouveaux domaines, tant au niveau des contenus que des technologies utilisées. Il serait intéressant qu'il puisse être suivi et évalué en permanence par quelques experts extérieurs au groupe.

Il faudra faire rapidement l'inventaire des tâches justifiant l'utilisation de l'intranet interministériel. Leur nombre devrait s'accroître au fur et à mesure que diminuera le repli sur soi des ministères. Les domaines ne doivent pas dépendre de l'initiative des seuls services du Premier ministre. Les ministères doivent absolument apprendre à travailler ensemble par petits groupes, selon les thèmes; et se saisir du réseau pour ce faire.

L'administration britannique met en place actuellement trois réseaux Intranet sécurisés, dans des conditions qui ne semblent pas faciles, et mériteraient étude comparative.

Mais ce sera au plan régional et départemental que les possibilités et besoins de travail en commun par un intranet interministériel seront les plus grandes, une fois levées les réticences à échanger qui marquent encore beaucoup de services déconcentrés. Il faudra improviser de tels échanges sans attendre de directives centrales. L'on imagine mal que de telles coopérations soient régies par une quelconque "coordination interministérielle".

Les réalisations menées aujourd'hui à l'initiative de préfets  (Grenoble, Chalon sur Marne) ou chefs de service départementaux (Drire) convaincus de la nécessité d'abaisser les barrières entre services déconcentrés, pour le meilleur bénéfice de l'usager, montrent la voie.

Signalons cependant qu'un obstacle considérable au développement de tels intranets départementaux est la crainte de voir le préfet (voire le TPG) s'en servir comme d'un instrument de renforcement de son pouvoir de contrôle, au delà même de ses prérogatives légales. Il s'agit sans doute d'un fantasme, mais toutes précautions doivent être prises pour qu'il ne se matérialise pas.

L'on pourrait se fixer entre deux et trois ans pour déployer à 100% un intranet professionnel  interministériel dans l'ensemble des ministères et au niveau de leurs services déconcentrés.

PROPOSITION: Créer un groupe de travail (travail coopératif en réseau) pour suivre le projet RIA, les différents projets d'intranet professionnels  ministériels, et formuler les spécifications (besoins d'échanges, solutions techniques) pour un  ou plusieurs intranets interministériels. La réalisation pratique  devra se faire vite, et se développera par agrégations successives. Favoriser les intranets entre services déconcentrés. Une large communication sur le projet sera nécessaire, pour lui donner toute sa portée. Niveau de responsabilité: Premier ministre, ministres

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