accueil mission-internet-administration Mission Baquiast - Propositions sur les apports d'Internet à la modernisation du fonctionnement de l'Etat.

Propositions

Intranet et extranet-travail coopératif

Voir aussi Intranet ministériel dossier méthodologique (Anne Bedel)
Thierry Guidon (France-Telecom) Intranet, Extranet, Internet et Téléprocédures: l'Administration communicante

Après le micro-ordinateur, interconnecté par une messagerie interne avec ses voisins du même bureau ou du même ministère, s'ouvre logiquement la perspective de l'intranet, qui consiste à marier la messagerie et l'accès à des informations et documents sur serveur Internet Web interne (c'est-à-dire d'accès réservé aux utilisateurs de micros connectés au réseau local) . L'avantage est grand puisque l'intranet permet de mettre à disposition du travail en groupe, au sein de l'organisme, tous les documents nécessaires à ce travail, bases de données existantes ou documents nouveaux en cours de création, en bénéficiant de toutes les ressources de l'Hyper-texte.

L'on peut distinguer l'intranet proprement dit, limité au réseau local d'un organisme donné (n'imposant pas de sortir de ce réseau local) et l'extranet, qui relie des utilisateurs extérieurs au réseau local, mais pouvant y accéder, à travers le réseau public, grâce à un logiciel et mot de passe implanté sur leur machine. Les deux solutions peuvent se combiner.

L'extranet est appelé semble-t-il à un grand avenir dans l'administration, car il permettra de relier, d'un ministère à l'autre, des spécialistes ou équipes travaillant sur des thèmes communs.

L'exemple simple d'un tel Extranet est l'Extranet Alizee-euro, mis en place par le ministère de l'économie, des finances et de l'industrie pour relier les chefs de mission Euro des différents ministères, avec la mission interministérielle euro. Cette expérience n'exploite pas encore toutes les possibilités du travail en groupe, car les correspondants, comme la plupart des fonctionnaires d'un certain grade, ne sont pas familiers avec le micro-ordinateur.

L'intranet suppose des mesures de protection contre les invasions externes, et d'habilitation des utilisateurs. Nous ne les examinerons pas ici, car elles ne présentent pas de caractère particulier. Observons seulement que les premiers responsables d'intranets ont eu tendance à exagérer les mesures de protection, que n'imposait pas la nature des contenus. Ce n'est pas en confidentialisant à l'excès un intranet que l'on rendra celui-ci politiquement important.

L'intranet est un thème de discussion sans fin. Mal compris, il risque d'être une occasion de refermement de l'organisme sur lui-même, plutôt qu'une ouverture vers le travail en groupe et l'abaissement des frontières administratives.

Disons pour simplifier qu'il y a trois versions possibles de l'intranet dans l'administration:

- la mauvaise version: l'intranet sert uniquement à numériser des informations documentaires existantes, à l'accès desquelles d'ailleurs l'on mettra diverses protections pouvant décourager l'utilisateur. Pour éviter cela, il faut se poser plusieurs questions: les personnes en charge de développer l'intranet sont-elles bien représentatives de tous les utilisateurs potentiels, et de leurs différents centres d'intérêt? - l'information mise en ligne est-elle bien nécessaire au travail en groupe et si oui, est-elle présentée de façon utilisable? - l'information mise en ligne est-elle véritablement confidentielle, et ne devrait-elle pas relever d'une publication sur un site Web public? Sur ce dernier point, il apparait généralement que rien ne justifie la "rétention" d'informations sur un intranet, sinon l'idée dépassée que l'administration n'a pas pour mission première d'informer l'usager.

- l'excellente version : intranet professionnel ou travail coopératif multi-sites. Il s'agit de faire travailler ensemble, avec des outils répartis, des personnes ou équipes, éclatées géographiquement ou non. France-Télécom a présenté au Festival européen du télétravail (Avril 1998) l'exemple d'un tel atelier, utilisé en son sein, qui serait tout à fait transposable dans l'administration.

Toutes les techniques de la mise en commun des connaissances et du travail en groupe sont alors utilisées. Il faut mentionner en particulier les forums, très peu pratiqués dans l'administration française, qui permettent les discussions informelles entre experts "distribués" sur le terrain, indispensables à tous travaux tant soit peu techniques. Toutes les formes du travail en commun assisté par ordinateur sont également possibles aujourd'hui, à des coûts largement compensés par les économies permises: la RAO ou réunion assistée par ordinateur, utilisant ou non la visio-conférence, se généralise aujourd'hui, au moins dans les entreprises: remue-méninge, vote électronique, analyse et mise en forme des contributions...

L'on trouve en fait dans chaque grande compagnie ou société de tels outils, lui permettant d'associer ses différents sites, généralement à l'échelle mondiale, en bénéficiant de toutes les ressources communes d'information et d'aide à la décision. De tels "Intranets professionnels" doivent évidemment être sécurisés fortement -sans trop cependant se faire d'illusion sur la possibilité d'une protection parfaite. L'on donnera en exemple de telles applications ce que font  en leur sein Alcatel et EDF.

Il est indispensable dans cette perspective de disposer d'outils perfectionnés du marché, dès lors que ceux-ci sont et restent ouverts, c'est-à-dire conformes aux standards de l'Internet. Il sera utile aussi, pour éviter les monopoles, d'envisager les logiciels libres.

- la bonne version (perfectible et donc à encourager): elle permet tout en partant petit et sans idées préconçues sur ce qu'il faut ou non faire, de développer progressivement des usages, des outils et des informations de toutes natures. Admiroutes a ouvert un dossier coopératif dans un tel esprit, avec différents partenaires administratifs, provenant d'administraitions centrales mais surtout de services déconcentrés ou collectivités locales, qui est à la disposition de tous.

Le point faible, qui apparait bien dans le dossier, est à ce stade le travail coopératif. Il suppose en effet une véritable révolution culturelle, en bousculant les hiérarchies et les compétences, en acceptant de donner pour recevoir, etc. Seule la pratique, montrant concrétement à chacun qu'il peut jouer un jeu gagnant-gagnant, résoudra ces difficultés.

D'où l'intérêt de généraliser les ateliers de proximité permettant aux bureaux de terrain de découvrir eux-mêmes l'avantage du travail en groupe.

Nous suggérons de mettre en place dans tous les services, à l'initiative des hiérarchies et utilisateurs locaux, des sites de développement associant l'administration et des organismes ou entreprises ayant déjà une bonne pratique du travail coopératif en réseau.

PROPOSITION: en matière d'Intranet, mieux vaut laisser les administrations décider elles-mêmes de ce qu'elles devront faire.  Il faut par contre les encourager à le faire. La circulaire sur Internet mentionnera le thème, pour en stimuler les développements.  Niveau de responsabilité: Premier ministre, ministres.

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