Mission Baquiast - Propositions sur les apports d'Internet à la modernisation du fonctionnement de l'Etat. LES SITES INTERNET DES PREFECTURES

Version expurgée du " prérapport " sur Internet dans les préfectures, par Eric Freysselinard, secrétaire général adjoint de l apréfecture du Rhône. Contact : freysselinard@europost.org

Internet peut être utilisé de trois façons
en préfecture

1) Avoir une adresse électronique, que nous mettrons en bas de nos courriers à côté du numéro de fax afin que les usagers puissent nous écrire sous cette forme. De nombreuses préfectures ont déjà une adresse () et certains services déconcentrés comme la DRAC offrent à leurs agents des adresses électroniques.

La préfecture du Bas-Rhin souhaite développer un système de correspondance électronique rapide avec les usagers. Une autre utilisation ambitieuse consisterait à recevoir les délibérations des collectivités territoriales par cette voie : la sous-préfecture de Tournon le pratique à titre expérimental et en attend prochainement la validation par le ministère de la fonction publique et la DGCL. La ville de Lyon souhaiterait pratiquer de même. Il faudra veiller à obtenir en échange des contreparties, car le volume de papier imprimé à la préfecture risque à terme d’être important (à moins que les délibérations soient traitées sur ordinateur par le service de contrôle de légalité, ce qui, vu la fatigue provoquée par l’écran, n’est peut-être pas souhaitable).

Il est indispensable de répondre par voie électronique et dans un délai aussi rapide que possible. Pour ma part, j’ai déjà eu l’occasion d’interroger des administrations étrangères par courrier électronique et ces dernières m’ont répondu par cette voie, en quelques jours.

Dans un second temps, tous les agents pourront avoir une adresse Internet personnelle en plus de leur adresse RESCOM400 (messagerie du ministère). La DTI met en effet en place un pare-feu national (firewar) qui offrira bientôt cette possibilité en toute sécurité. Les boîtes aux lettres seront personnelles et suivront l’agent dans ses mutations.

2) Donner la possibilité aux agents de consulter le réseau Internet (à partir de quelques postes indépendants du réseau pour des raisons de sécurité), afin d’accéder notamment aux bases de données juridiques.

3) Disposer d’un site propre donnant des informations sur notre administration et nos réglementions.

L’objectif est triple :

- consultation externe par les usagers (particuliers, journalistes, entreprises, collectivités territoriales, etc.) ;

- consultation en interne sur des blocs fixes avec consultation sur CD-ROM ou réseau interne par le public en jouant ainsi le rôle d’une borne interactive moins onéreuse ;

- utilisation sur le réseau interne par les agents de la préfecture et par les services déconcentrés.

Il existe une autre possibilité d’avoir un site sur Internet, moins ambitieuse, en mettant des pages de notre préfecture sur le site du ministère de l’intérieur, dans lequel toutes les préfectures sont présentées en quelques pages (ainsi, pour accéder au CV et à la photo d’un préfet DUPONT, tapez www.interieur.gouv.fr/pages/organis/at/prefets/dupont.htm). Cette solution ne paraît pas la meilleure pour l’avenir, car les préfectures ont une nature interministérielle et parce que le site du ministère de l’intérieur comprend déjà un grand nombre de pages qu’il vaut mieux ne pas alourdir. En revanche, le site du ministère pourra renvoyer vers les sites des préfectures.

C’est cette troisième possibilité qui est développée ci-après.

L’utilité pour une préfecture de disposer d’un site Internet
(home page)

Le Premier ministre a demandé à tous les services de l’Etat de se doter de sites Internet avant la fin de 1999 et de transformer les services Minitel existant en site Internet à cette échéance.

- ce mode de communication va se développer et il est important de se positionner dès maintenant (le nombre de données échangées sur Internet augmente de 15 % par mois actuellement et le nombre de sites français est déjà de 50 000, soit le double des serveurs Minitel) ;

- tous les ministères se sont dotés d’un site et certains financeraient déjà des sites Internet dans leurs services déconcentrés ; dans le Rhône, l’hôpital de Villefranche, le rectorat et les trois universités ont leur site ; quant aux sites nationaux comme celui du ministère de l’industrie, ils renvoient à leurs services locaux, en l’occurrence les DRIRE, en faisant abstraction des préfectures. La DDTEFP du Rhône mentionne au bas de ses courriers le site travail.gouv.fr. Il serait souhaitable que nous fassions de même avec interieur.gouv.fr ;

- de même, on trouve sur le catalogue Yahoo d’Internet 26 conseils généraux et 14 conseils régionaux ;

- nous pourrons offrir un meilleur service, en réseau, aux particuliers, aux entreprises, aux élus et aux journalistes, d’autant que les services Minitel, les serveurs vocaux ou les bornes interactives ont donné aux préfectures une expérience suffisante pour créer un site Internet ;

- le travail de coordination qu’impliquera la création d’un site interministériel peut être un excellent outil au service de la déconcentration et de la cohésion des services et les pages d’information que nous offrirons au public pourront aussi être utilisées par les services de l’Etat ;

- si nous obtenons que les sites plus ouverts sur l’international créent des liens vers le nôtre, nous pourrons présenter aux pays étrangers notre administration (c’est particulièrement le cas pour une grande ville comme Lyon où le site de la municipalité, ouvert à l’occasion du G7, reçoit les deux tiers de ses consultations de l’étranger).

- préfectures ou sous-préfectures disposant d’un site Web : Corse du Sud : www.corse.pref.gouv.fr, Vosges : www.vosges.pref.gouv.fr, Isère : www.isere.pref.gouv.fr, Aude : www.ags.fr/d3/prefecture_aude (imprimerie locale avec laquelle travaille la préfecture) ou www.interieur.gouv.fr ; d’autres préfectures et une sous-préfecture sont hébérgées sur des sites extérieurs : Ardennes www.ardennes.com/viepratique/prefecture, site associatif sur lequel se trouvent d’autres services de l’Etat comme la DDE et l’inspection académique ; sous-préfecture de Tournon http://cheylard.inforoutes-ardeche.fr/~sptadcom ; Calvados allnet.fr/lbn/notabene/prefecture14.html ; Indre objectifindre.com/partenai/prefectur.htm ;

- préfectures préparant un site Web : Alpes-Maritimes, Côte-d’Or, Tarn-et-Garonne, Rhône et Rhône-Alpes, etc.

Les collectivités territoriales sont nombreuses à avoir ouvert des sites. La mairie de Lyon présente la ville (histoire, économie, enseignement, culture, spécificité, actualités), la composition du conseil municipal (avec CV et photos), les projets de délibération, remplacées après le vote par les délibérations, le vote des groupes,... Ce développement a conduit à une réduction des appels téléphoniques portant sur les délibérations. 7 000 nouvelles personnes consultent le site tous les mois, ce qui donne entre 300 et 400 000 requêtes par mois (une requête correspondant à l’accès à un fichier, la consultation d’un site engendre généralement plusieurs requêtes). 35 % seulement des consultations viennent de France, mais cette part tend à augmenter. Le site reçoit environ 500 questions par an. Ces questions sont très diverses et concernent généralement l’office de tourisme. La Communauté urbaine a ouvert son site en mars 98 et s’adresse particulièrement aux entreprises cherchant à s’implanter sur Lyon.

Le site de Lyon et du conseil général du Rhône offrent aussi une version en anglais.

La mise en œuvre

Le classement des informations mérite réflexion et les sites existants utilisent des formules différentes :

- demander si l’internaute est un particulier, une entreprise, une association, un élu : ce n’est pas la meilleure solution, car une entreprise peut chercher un renseignement sur l’immatriculation d’un véhicule comme un particulier ;

- classer les informations par services : cela présente aussi des inconvénients si l’on pense que la commission départementale d’équipement commerciale qui intéresse les entreprises fait partie selon les départements de la direction des affaires économiques ou de la directions des collectivités locales ;

- classer les informations par thème : cette solution est préférable, mais elle n’est pas simple non plus à mettre en œuvre et impose une réflexion préalable.

Il faudra trouver un classement simple, avec liens entre les pages. Les pages ne devront pas être trop courtes afin d’autoriser des recherches rapides ().

Le contenu doit être pratique et éviter les gadgets. L’usage abusif des images trop denses et des photos ainsi que des fonds de page, même s’il agrémente le site, doit être évité, car il ralentit la consultation (). Il ne faut pas en effet se laisser abuser par la consultation depuis la préfecture (qui peut être rapide si elle est abonnée à un service professionnel ou si la consultation se fait en interne) avec la consultation qu’un particulier fera depuis chez lui. Il importe de ne pas suivre aveuglément les conseils des sociétés en communication et d’avoir pour but le service réel à l’usager.

La préfecture des Alpes-Maritimes, appuyée efficacement par le SZTI de Marseille, a ainsi choisi d’interroger un panel de chefs d’entreprise sur ce qu’ils souhaitaient voir dans le futur site de la préfecture. Cette démarche a été appréciée et a rendu de grands services aux concepteurs du site. La présence de Sophia-Antipolis favorise ces développements, mais dans le reste de la France de nombreuses entreprises se mettent aussi à l’heure d’Internet (selon une enquête récente, une entreprise de plus de cent salariés sur deux est connectée sur Internet et une PME sur quatre).

Il faudra distinguer l’organigramme de l’information : ainsi, on doit à mon avis trouver en un seul endroit la liste des aides aux entreprises et à l’emploi et, pour chaque aide, un renvoi sera fait au service gestionnaire (DRIRE, DDTEFP, ANPE, préfecture, etc.). De même, l’internaute pourra consulter l’organigramme des services de l’Etat et cliquer sur les aides que ces derniers diront gérer pour se retrouver dans le chapitre " aides ".

Il importe de définir les informations qui pourront être mises sur le serveur sans problème de confidentialité. Elles sont nombreuses. Des documents comme le rapport d’activité des services de l’Etat, qui existent sur fichier informatique, peuvent être mis facilement sur le site, qui peut héberger de grandes quantités de texte que le visiteur peut récupérer.

Il est important de prévoir des renvois vers d’autres sites. Ainsi en cliquant sur les mots " cartes grises " dans le site préfecture, on accéderait directement aux pages concernées du site du ministère de l’intérieur et l’actualisation relèverait de ce dernier et non des cent préfectures (la consultation d’une nouvelle page du site préfecture ou le renvoi vers la même page sur un autre site est aussi rapide). De même, pour les aides aux entreprises il suffirait de renvoyer aux pages traitant des aides sur le site du ministère de l’industrie. Ceci ne sera possible que si les ministères préviennent les préfectures des modifications de l’organisation de leur site, afin d’éviter que nous renvoyions vers une page qui entre-temps aurait été renommée (ce qui la rendrait introuvable). Les préfectures resteraient libres, si elles trouvent la présentation faite par le ministère inadaptée à leur territoire, de reprendre le texte et de le modifier plutôt que d’y faire un renvoi.

Ces liens hypertexte seront la traduction technique du travail en réseau qui permettra la création de véritables guichets uniques virtuels, puisqu’à partir d’un site (préfecture, par exemple), on pourra naviguer des pages DRIRE aux pages CCI, collectivités territoriales ou Commission européenne avant de trouver la bonne réponse.

Un site préfecture devrait renvoyer vers :

. tous les ministères (et pas seulement le ministère de l’intérieur) ainsi que les principaux sites publics ou d’intérêt général (ANPE,...) () ;

. les services déconcentrés de l’Etat s’ils ont un site ;

. les collectivités territoriales, chambres consulaires, universités et centres de recherche, etc. ()

Il faudra obtenir en échange que les autres sites réalisent des renvois vers le site de la préfecture. Les préfectures devront aussi obtenir que les sites des ministères renvoient vers elles ainsi que les catalogues généraux, comme Yahoo, et spécifiques, comme Admifrance (il suffit d’en faire la demande).

Le ministère de l’intérieur pourrait aussi, à partir des expériences actuelles des préfectures, construire un site type qu’il fournirait aux préfectures, à charge pour ces dernières de l’adapter au contexte et aux désirs locaux.

Il faudra prévoir un moteur de recherche interne au site permettant de chercher un mot. Sur le site de la ville de Lyon, on peut ainsi chercher le mot " football " sur les délibérations du conseil municipal et la réponse vient avec un classement des délibérations en fonction du nombre d’occurrences trouvé par document. Il en va de même sur les sites des ministères.

Voici une proposition de site départemental, qui mériterait d’être travaillée en groupe de travail.

Actualités

. agenda du préfet ou principaux événements publics se déroulant à la préfecture ;

. actualités (par exemple, le site de l’Aude présentait le Paris-Dakar traversant le département ; résultats des élections quand il y a lieu) ;

Le département

. carte du département ;

. présentation du département : elle a souvent déjà été faite par les collectivités territoriales, et la préfecture pourra y renvoyer sans nécessairement tout reprendre. Ce peut être aussi l’occasion, à partir du dossier départemental, de constituer une base de données, simple mais pertinente, qui sera mise à jour régulièrement au profit des services de l’Etat qui la consulteront :

liste des arrondissements, cantons (avec noms des conseillers généraux), communautés de communes et EPCI, communes (avec nom du maire, nombre d’habitants, superficie, EPCI de rattachement, renseignements fiscaux)

circonscriptions (avec noms des députés), sénateurs

conseillers régionaux

histoire

géographie

données socio-économiques : nombre d’entreprises, grands secteurs d’activité, population active, chiffres du chômage, CES-CEC, CIE, RMI

éducation et culture : musées, châteaux et richesses culturelles, universités,...

services publics : renvoi vers les pages des services déconcentrés ; tribunaux judiciaires, de commerce, administratifs, prud’hommes, hôpitaux, chambres consulaires, implantations militaires

Les services de l’Etat

La préfecture

. photo et CV des membres du corps préfectoral ;

. liste des anciens préfets et sous-préfets

. horaires d’ouverture, adresse et plan d’accès ;

. organigramme avec fonctions, noms des responsables, numéros de téléphone ;

. délégations de signature (également dans le recueil des actes administratifs)

Les services déconcentrés de l’Etat

. une ou plusieurs pages pour chaque service déconcentré (ou renvoi vers les sites existants). On peut envisager aussi d’y mettre les services financiers : dans les Vosges, le TPG est en photo entouré des chefs des services financiers (DSF, DDCCRF,...), ce qui mérite d’être relevé.

Le rôle de l’Etat

. missions du préfet, de la préfecture, des services déconcentrés ;

. rapport d’activité des services de l’Etat ;

. nombre d’agents de l’Etat, sommes investies ou dépensées par l’Etat ;

Les publications de la préfecture

. recueil des actes administratifs de la préfecture (délégations de signature, enquêtes publiques, etc.) : ces informations étant traitées par ordre chronologique, il est préférable de les présenter aussi par ordre thématique dans une autre rubrique ;

. circulaires du préfet ;

. dernières lettre d’information externes du préfet (sur une année, par exemple) ;

Titres et autorisations

. horaires d’ouverture des différents services ;

. les titres : permis de conduire, cartes grises, cartes professionnelles, cartes de chasse, étrangers, titres délivrés par le biais des mairies comme les cartes d’identité et les passeports, etc. ;

. réglementation des fêtes, sports et associations : déclarations d’associations, épreuves sportives, débits de boissons, manifestations aériennes, campings ;

. autres réglementations : taxis, dispenses du service national, CDEC ;

. entrer dans la fonction publique : recrutements de personnels, grades et concours,.... statuts ;

. renvois vers les démarches de nature institutionnelle qui seraient traitées ailleurs ;

. le délégué départemental du médiateur ;

. le CIRA ;

. possibilité d’écrire à un service ;

Aides financières

Aides sociales

. FAJ, FSL, fonds d’impayés d’énergie, fonds eau ;

. commission de surendettement ;

. RMI ;

. service du logement et contingent préfectoral ;

. service du droit des femmes ;

. service des rapatriés ;

Aides économiques

. les aides de la politique de la ville ; les zones franches, GPU et ZRU, ZEP, opérations Ville Vie Vacances ; URBAN ;

. le FISAC, les ORAC ;

. ZRR, PAT, exonération de la taxe d’apprentissage... ;

. FSE, FEDER, FEOGA, avec critères (DOCAP 5b, par exemple) et procédures (et renvoi vers pages du SGAR correspondantes) ;

. aides des collectivités territoriales (exonération de TP, ...) ;

Aides aux collectivités locales

. présentation et montant des grandes dotations (DGF, DGD, ...) ;

. DGE, DDR (critères d’attribution, dates et procédures, montants globaux), DGD des bibliothèques municipales, renvoi vers aides au logement ;

. réglementation du FCTVA ;

Sécurité

. la sécurité routière (chiffres de la sécurité routière, objectifs du PDASR) ;

. la sécurité civile (procédure de catastrophe naturelle avec possibilité de récupérer les formulaires adéquats) ;

. la sécurité des ERP : composition des commissions, nombre d’établissements recevant du public, principales réglementations (classements, types, principales règles de sécurité) ;

. secourisme (diplômes, renvois vers associations compétentes) ;

. la sécurité des personnes : statistiques officielles de la délinquance, grandes lignes du PDS ou des CLS, nombre de CLS signés ; comment et où porter plainte ;

Action sociale

. plan départemental d’insertion, plan local de l’habitat, schéma départemental d’accueil des gens du voyage ;

. les délégués de l’Etat dans les zones de la politique de la ville ;

. nombre de logements sociaux ; les PLA et PLAI, PALULOS, prêts CDC ;

. découpages institutionnels : CLEF, ML, PAIO et espaces jeunes, ALE et ASSEDIC, PLIE, CLI, AFPA, CAF-MSA, CPAM, CRAM, URSSAF (avec renvois à politique de la ville) ;

Aménagement du territoire, environnement, urbanisme et tourisme

. installations classées ;

. schéma d’élimination des déchets ;

. dates d’ouverture et de clôture de la chasse ;

. enquêtes publiques (également dans le recueil des actes administratifs) ;

. zonages de constructibilité (SDAU, POS, COS, zones NB, NC, NAI, ...) ;

Culture et éducation

Légalité des actes

. nombre de lettres d’observations et de déférés (extrait du rapport d’activités ou renvoi vers ce dernier) ;

. principales circulaires ;

. quelques lettres types sur les problèmes de légalité courants qui ne seraient pas traités dans les circulaires précédentes (présidence de commission d’appels d’offre, délégation de signature, non-rétroactivité, fonction publique, mandat spécial,...) ;

Index

Liste alphabétique des points traités ci-dessus (comme dans le site du ministère de l’intérieur) ;

Recherche

Possibilité offerte de chercher un mot parmi les documents du serveur.

Quand les problèmes de sécurité seront mieux appréhendés, un dialogue pourra se nouer avec l’usager avec remplissage en ligne des formulaires. Le site du ministère de l’économie permet déjà aux professionnels de remplir en ligne certaines déclarations d’impôts. Les services de la ville de Lyon n’y ont pas encore recours, mais les villes de Nord de l’Italie le feraient. La ville d’Issy-lès-Moulineaux autorise la précommande de fiches d’état civil qui peuvent ensuite être retirées plus rapidement au guichet. Le système de gestion des places aux examens d’auto-école qui fonctionne actuellement dans les préfectures sur Minitel pourra être basculé sur Internet et d’autres services de ce type pourront se créer. Pour le moment, mieux vaut se contenter de présenter sur écran des formulaires que l’usager pourra imprimer chez lui (comme dans les Ardennes et bientôt l’Isère). Quand le serveur national CERFA sera ouvert, la préfecture pourra y renvoyer.

Le cas des préfectures de région peut être traité correctement par Internet. Plutôt que de créer deux sites (préfecture de région et préfecture de département du chef-lieu de région), risquant d’être peu lisibles pour l’œil extérieur, un seul site peut héberger des pages départementales et régionales. Il en va de même avec l’échelon zonal (zone de défense et SGAP). Techniquement, il suffirait au service informatique de récupérer les documents correspondant aux deux sites et de les mettre sur le serveur. Pratiquement, il serait préférable qu’une réflexion ait lieu au préalable sur les contenus de ces deux niveaux et qu’une coordination des mises à jour soit assurée. Quant au nom de domaine, il est préférable d’en créer deux (par exemple, rhone-alpes.pref.gouv.fr et rhone.pref.gouv.fr) qui renverront vers le même site.

Les pages du SGAR devront renvoyer aux sites des préfectures de département qui garderont la liberté de créer leur propre site.

Les sous-préfectures devraient avoir des pages au sein du site de leur préfecture avec une présentation des missions du sous-préfet, l’organigramme et les services qu’elles peuvent rendre aux usagers.

Les services déconcentrés devraient se présenter sur le site de la préfecture. Ils peuvent aussi fournir des informations intéressant les usagers, comme les DDTEFP qui disposent déjà de CD-ROM performants à usage interne qui pourraient évoluer vers des consultations externes. Les autres services pourraient également mettre des pages : DRIRE, DDASS, DRJS, DDE, DRAC, DDAF,.... A terme, il sera sans doute préférable que les services déconcentrés gèrent leur propre site avec liens vers le site de la préfecture.

Les CIRA, peu connus du public, pourraient être utilement associés à la réflexion, car leur objet est voisin. L’idéal serait bien sûr qu’ils soient intégrés aux préfectures de région, ce qui renforcerait leur poids.

Certaines préfectures disposent déjà d’un service Minitel. La société IPPOLIS a développé une plate-forme logicielle TELEMATIS permettant de gérer un même site sous les formes Minitel et Internet. L’ANPE y a eu recours pour ses 3615 ANPE et www.anpe.fr.

Le lien avec Intranet (ou SIT)

Ce qu’on appelle système d’information territorial (SIT) ou Intranet est un ensemble d’informations que peuvent consulter les agents de l’administration, certains fichiers pouvant être réservés aux cadres grâce à l’utilisation de mots de passe.

Il peut être intéressant d’utiliser les techniques Intranet pour la gestion du SIT, car un débutant peut y trouver facilement l’information en cliquant sur les mots en couleur, alors que le système traditionnel de la base de données informatique oblige généralement à connaître Excel et Word. Inversement, l’utilisation de ces logiciels permet une actualisation par plusieurs services ainsi qu’une gestion partagée de la base de données.

Il existera trois niveaux dans la diffusion de l’information :

. les informations tout public sur le serveur Internet (par exemple, le DOCAP 5b dans son intégralité, ce qui facilitera la tâche des entreprises souhaitant savoir si leur projet est éligible) ;

. les informations consultables par tous les agents de tous les services déconcentrés (par exemple, les grandes masses financières de l’évolution du programme) sur le SIT-Intranet ;

. les informations accessibles par mot de passe sur le SIT-Intranet aux responsables du 5b de la préfecture et des services déconcentrés (détail financier, liste des opérations en cours,...), sous forme " Internet / Intranet " ou " logiciels classiques ".

Il est important que les niveaux Internet et Intranet soient coordonnés et que ces deux serveurs soient accessibles sur tous les ordinateurs afin que les agents accèdent facilement et rapidement aux bonnes informations (le problème de la sécurité ne se pose pas puisque la consultation d’Internet se fera en interne).

La sécurité

Les fragilités d’Internet ne doivent pas être exagérées, mais elles sont réelles, contrairement au Minitel :

- les pages d’un site peuvent être modifiées à notre insu : ainsi, sur le site officiel d’un ministère, j’ai découvert un jour une propagande du NAP (noyautage des administrations publiques) ; ce type d’intervention n’est pas grave, car elle est visible, mais il en irait autrement si des modifications plus sournoises des contenus étaient faites ;

- la récupération de fichiers sur Internet peut s’accompagner de virus alors que les détecteurs de virus ne sont pas fiables à 100 % ;

- les informations que des usagers nous enverraient ou que nous enverrions peuvent être interceptées.

Le ministère de l’intérieur travaille à la réalisation d’un pare-feu national qui permettra la consultation d’Internet à partir de tous les ordinateurs et qui viendra compléter le pare-feu de messagerie. Pour le moment, il est préférable de réserver Internet à quelques micro-ordinateurs séparés de la messagerie pour la consultation par les agents.

Le site Internet de la préfecture devra être placé en local sur notre serveur afin d’être consulté par les agents. La consultation s’effectuant en interne, il n’y aura aucun problème de sécurité et l’accès aux informations sera rapide.

En conclusion, Internet peut être l’occasion de créer une base de données interministérielle à la disposition du public, des entreprises, des élus, des journalistes et des agents. La création et la gestion ultérieure de cet outil seront un moyen puissant et moderne de renforcer la coopération entre les services. Les préfectures y trouveront la possibilité d’être une fois de plus au cœur de la déconcentration.

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