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Mission Baquiast - Propositions sur les apports d'Internet à la modernisation du fonctionnement de l'Etat.
L'expérience de la préfecture de
l'Isère
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Mission Baquiast - Propositions sur les apports d'Internet à la modernisation du fonctionnement de l'Etat.
L'expérience de la préfecture de
l'Isère
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Philippe.Piraux@wanadoo.fr
Avril 1998
Philippe Piraux est secrétaire général de la Préfecture de l'Isère. Il est souvent appelé dorénavant à faire part de son expérience de pionnier en matière d'Internet administratif de terrain. Cette expérience s'étend aujourd'hui à un nombre croissant de partenaires, ce qui en fait un modèle de référence pour de nouvelles réalisations, tant autour de Grenoble qu'ailleurs en France. Baquiast
1.SIT 38:le système d'information territorial de l'Isère
2.La fusion des communautés de travail
3.En route vers l'administration électronique
4. En guise de conclusion
1.SIT 38:le système d'information territorial de l'Isère
Le lancement de l'élaboration d'un schéma informatique de la Préfecture de l'Isère, en novembre 1996, s'est accompagné d'une réflexion sur le système d'information de la Préfecture et sur le système d'information territorial de l'Isère, les deux étant très vite apparus indissociables.
Mettant en oeuvre des principes d'interconnexion de réseaux et prônant l'intégration des ressources et des informations, le système d'information territorial de l'Isère est :
SIT 38 intègre complètement les informations disponibles dans les services et la communication. Reliant 20 postes en Préfecture en septembre 1997, 90 postes plus les réseaux locaux des deux Sous-Préfectures de VIENNE et LA TOUR-DU-PIN, des utilisateurs distants dans une douzaine de services déconcentrés en 1998, les services des 9 Commissions Locales d'Insertion, le système d'information territorial de l'Isère permet d'agréger les outils et supports de communication des services de l'État. Le Service de communication interministériel est chargé d'alimenter une base Kiosque accessible à tous, en Préfecture et dans les services déconcentrés, avec les documents Intranet collectés et intégrés dans le système d'information de l'Isère. De plus, de nombreux espaces de travail partagés interministériels sont organisés : agendas partagés, SIALDI (service interminitériel d'attribution de logements au personnes en dificulté), affaires signalées, réseau de développement industriel, autoformation, base d'informations synthétiques, documentation partagée... Le réseau local de la préfecture est articulé autour d'un système d'exploitation Windows NT, en 100baseT et utilise le protocole de transport TCP-IP. Les échanges, l'organisation de l'information la collaboration, la coopération et la coordination, sont mis en oeuvre au moyen du logiciel Lotus NOTES version 4.5 (4.6 en 1998). Les utilisateurs moins professionnels ou moins proches peuvent utiliser un simple navigateur Internet. En 1998, un serveur de formulaires sur Internet sera mis en oeuvre; physiquement séparé du réseau local, mais alimenté par les bases d'information Notes (par conversion à la volée en HTML via le serveur Notes Domino), il permettra d'ouvrir la préfecture vers le grand public, directement mais aussi à travers des correspondants dans différents lieux (mairies, Cyberposte, Points publics innovants...) reliés au Système d'Information Territorial de l'Isère (SIT 38).
2.La fusion des communautés de travail
La mise en oeuvre d'un système d'information fondé sur un INTRANET permet d'aboutir à une forme de fusion de différentes communautés de travail par ailleurs tentées de s'isoler pour de multiples raisons (éloignement géographique, appartenance à divers ministères...). Celles-ci peuvent ainsi fonctionner dans une unité de temps et d'action, au sein d'un espace de travail qui, pour avoir un caractère virtuel, n'en possède pas moins des aspects bien réels d'échange, de partage, de collaboration et de coopération: par collation de documents organisés par thèmes, par travail en commun sur des sujets choisis, par adjonction de savoir-faire, par utilisation d'applications partagées. Une préfecture, avec les partenaires connectés de façon permanente ou ponctuelle, capitalise ainsi des documents en provenance: -du site Web de Matignon -de l'Intranet du Ministère de l'Intérieur -du site Web de la préfecture de l'Isère ou d'autres préfectures -de différents services internes -de divers services de l'Etat -des sous-préfectures... Mais la gestion de l'information reste un art difficile: aujourd'hui, il apparaît que le mode d'organisation de l'information par thème, par sujet est le plus efficace (et non pas par métier ou par type de logiciel utilisé pour traiter les données). Par ailleurs, compte tenu des origines multiples des informations, de la variété des outils, il faut unifier les supports (forme numérique et protocole de transport TCP/IP pour l'Internet et l'Intranet) et rassembler les acteurs dans des espaces de travail partagés. Il en résulte la mise en oeuvre d'une forme de télétravail entre préfecture, services déconcentrés de l'Etat, collectivités territoriales et points publics innovants.
3.En route vers l'administration électronique
La présence sur Internet de la préfecture de l'Isère répond à plusieurs objectifs complémentaires:
-présenter les missions et les services sous une forme moderne et avec une diffusion très large (http//www.isere.pref.gouv.fr) ; de plus, ces informations sont intégrées en amont avec la base d'informations correspondante qui, au sein de l'Intranet de la préfecture, permet au service d'accueil général d'assurer sa mission tout en offrant au reste du personnel la possibilité d'y accéder directement depuis les postes de travail individuels.
-mettre à disposition des formulaires correspondant aux procédures gérées par la préfecture (cf.CNI-Passeports, Etrangers, Cartes grises...) sous une forme évolutive: mise à disposition de formulaires imprimables, remplissage assisté des formulaires (assistance par les informations disponibles sur le serveur WEB, mais aussi et bien plus par les agents présents dans les services relais où un ordinateur est connecté avec la préfecture) ,remplissage en ligne.Le lien vers le serveur de formulaires apparaîtra dans quelques jours sur le site Web de la préfecture.De plus, il incorporera un lien vers le serveur national de formulaires et de présentation des «droits et démarches».
-améliorer le degré de proximité avec les collectivités territoriales et le grand public: devant les difficultés croissantes à faire vivre les maisons de services publics classiques (problèmes d'investissement, mais plus encore de fonctionnement) ,l'utilisation d'Internet permet de mettre des informations à la disposition d'un grand nombre de personnes simultanément, sans aucune contrainte géographique et également dans des lieux privilégiés où chacun peut disposer d'une assistance (à l'utilisation de l'outil, à la maîtrise des procédures administratives).Un de ces lieux privilégiés (entre 10 et 15 en Isère, à terme) est le plateau du Vercors où l'opération Cyberposte, en collaboration entre la Poste et le District de Villard de Lans, permet l'utilisation d'un ordinateur relié à Internet dans quatre bureaux de poste, avec un agent facilitateur, les habitants disposants d'une adresse électronique individuelle.La page d'accueil affichera un lien vers le site de la préfecture et des services de l'Etat en Isère.
- mettre en oeuvre une forme d'administration partagée à travers des projets particuliers; «Entreprises et développement» est une base d'information permettant d'associer les services de l'Etat, la préfecture et les entreprises au sein d'un réseau de développement renforçant l'efficacité des interventions économiques et introduisant une plus grande interactivité dans les relations avec les entreprises. SIALDI est un service interministériel d'attribution de logements aux personnes en difficulté.
4.En guise de conclusion
On peut se demander quelle est l'incidence de la mise en oeuvre des nouvelles technologies de l'information et de la communication sur le principe d'égalité d'accès au service public: les nouveaux outils n'engendreraient-ils pas une nouvelle forme d'exclusion? Non, si l'on prend en compte le nécessaire accompagnement humain de l'usager; la présence systématique d'une assistance humaine dans des lieux bien répartis sur le territoire ,à proximité du domicile, permet de mettre en oeuvre une discrimination positive que la technique rend possible à moindre coût. L'utilisation intégrée d'un Intranet et de l'Internet permet de mutualiser et d'enrichir les 15% d'informations qui représentent 80% des échanges et de mettre en valeur de façon exemplaire le rôle interministériel du préfet: les outils de travail de groupe permettent en effet de bien prendre en charge les dimensions transversales et coopératives, tout en prenant correctement en charge les documents hétérogènes et en fournissant une passerelle trnsparente. Il devient ainsi possible de combiner, dans un système de relations premanentes et suivies, un «club» de partenaires privilégiés, des lieux-ressources répartis et le grand public (ou plus exactement les différents publics) tout en leur fournissant des prestations adaptées. Le rythme du développement des outils banalisés d'accès à Internet (boîtiers branchés sur la télévision, Web phone...) jouera, enfin,un rôle décisif pour accélérer l'évolution vers la dématérialisation des procédures. Mais à l'heure de l'arrivée, dans le monde de l'informatique, des «agents intelligents», l'utilisation des nouveaux outils nous fait remettre l'homme au coeur du dispositif tant il est vrai que c'est lui l'agent le plus intelligent...