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Mission Baquiast - Propositions sur les apports d'Internet à la modernisation du fonctionnement de l'Etat.
Quelques propositions
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Mission Baquiast - Propositions sur les apports d'Internet à la modernisation du fonctionnement de l'Etat.
Quelques propositions
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DE : Jean MICHEL, michel-j@pss.enpc.fr
DATE : 10/03/1998
LA NECESSAIRE FORMATION DES PERSONNELS DE L'ADMINISTRATION
Ce point est capital : Internet ne se développera dans l'administration et les services publics que si on se donne les moyens de créer une nouvelle culture et donc de former les personnels à maîtriser les nouveaux outils, à se les approprier et à inventer de nouvelles pratiques administratives.
Le développement des usages de l'Internet dans les services publics
et l'administration passe donc par un véritable plan national de formation
(et d'accompagnement) à mettre sur pied sans tarder, avec des moyens
à la hauteur de la tâche.
J'ai personnellement eu, en tant que consultant, mais aussi dans le cadre
de mes activités professionnelles ou associatives, à m'attaquer
à ce problème dans des entreprises et organisations les plus
diverses. C'est par exemple une action prioritaire qui est en train d'être
faite, au niveau mondial, avec la FMOI - Fédération Mondiale
des Organisations d'Ingénieurs - . C'est encore une action que nous
conduisons actuellement à l'ENPC.
L'exemple de l'Ecole nationale des ponts et chaussées
A l'Ecole nationale des ponts et chaussées, nous proposons que tous
les personnels, des Directeurs aux agents de secrétariat ou techniques,
reçoivent des formations légères pour un bon usage des
outils Internet et de la bureautique en réseau. Outre ces séances
de formation d'une journée, des dispositifs d'accompagnement sont
mis en place : liste de diffusion électronique (ENPC-FORMANET), pages
Web didactiques relatives aux divers outils, assistance technique à
distance, etc. Il est intéressant de souligner le fait que la formation
est dispensée, non pas par des informaticiens, mais par des personnes
(comme moi-même ou d'autres collègues) qui sont des utilisateurs
avertis des outils. Ces actions rentrent dans la cadre du plan de formation
de l'Ecole. A noter que les personnels sont mélangés dans les
sessions de formation : cadres chefs de service, secrétaires, chercheurs,
etc. Une centaine de personnes environ ont déjà reçu
cette formation en quelques mois. On constate d'ores et déjà,
une élévation considérable des usages pratiques de
l'Internet dans les tâches quotidienes.
L'action de formation à mener dans les services publics en France
Pour les services publics et administrations, en France, il serait indispensable de conduire une telle action de sensibilisation-formation, ministère par ministère, grand service par grand service.
Cela implique :
- de prévoir des budgets pour cette action, avec déclaration de priorité ;
- d'inciter les directions du personnel (et autres services chargés de la formation des personnels) d'inscrire cette action de sensibilisation à l'internet comme une action prioritaire pour les 2 à 3 ans à venir (il serait du reste bon de former assez vite les agents de ces services personnel ou formation à la maîtrise des outils Internet) ;
- de construire des offres de formation appropriées (sur la base d'un cahier des charges générique à déterminer), en faisant appel à des ressources soit internes soit externes ;
- de mettre en place les outils d'accompagnement nécessaires : listes de diffusion électroniques ad-hoc, pages Web sur les Intranet des ministères et services, ateliers Internet ouverts pendant les heures de service (régles du jeu à déterminer) et tous les dispositifs d'animation indispensables ;
- d'envisager un dispositif collectif pour l'élaboration de contenus
didactiques simples à mettre sur les sites Web (en tenant compte de
la diversité des machines, logiciels, situations, niveaux d'expertise,...)
: vers un ou plusieurs centres de ressources formatives pour l'usage de
l'Internet dans l'administration, concepteurs de pages appropriées,
etc.
Il me paraît INDISPENSABLE de former systématiquement tous les groupes de personnels, en n'hésitant pas à mélanger les grades et origines (par contre, il faut tenir compte de l'hétérogénéité des niveaux dans la maîtrise de l'ordinateur, en général). Il faut à l'évidence viser tous les personnels de secrétariat, tous les personnels ayant des activités de conception, ... mais aussi, les cadres, chefs de service (souvent les plus en retrait par rapport au développement des usages de l'Internet).
Des actions spécifiques de sensibilisation des cadres supérieurs doivent être étudiées.
Enfin, le plan de formation en question doit être accompagné
d'un plan de mise à niveau des équipements informatiques mis
à disposition des agents.
Attention : cette proposition concerne la sensibilisation-formation de tous
les personnels (c'est le niveau de base des usages que l'on vise). Des actions
particulières doivent être envisagées par ailleurs pour
la formation plus appuyée des personnes ayant à créer
des pages pour les sites Internet ou exerçant des fonctions
particulières (recherche et fourniture d'information, etc.).
Il serait enfin nécessaire de conduire assez vite une étude
d'évaluation du taux de pénétration de l'Internet dans
les services administratifs français (enquête, indicateurs à
définir,...), étude qui pourrait être reprise dans quelques
mois ou dans un ou deux ans. Attention : il ne s'agit pas seulement de constater
que les divers ministères ou services ont bien développé
des sites Web ; il s'agit surtout de cerner les usages réels des outils
dans les activités quotidiennes des agents de l'administration et
des services publics.
L'IMPLICATION DES INSTITUTIONS PARA-PUBLIQUES PERIPHERIQUES
Il est désolant de constater aujourd'hui que certains grands organismes français exerçant de réelles missions de service public, mais disposant de statuts les amenant à développer des activités commerciales autonomes, soient très en retrait par rapport à d'autres institutions françaises (établissements d'enseignement supérieur, centres de recherche, grandes administrations,...) ou par rapport à leurs homologues étrangers.
Ces grands organismes disposent de moyens qui proviennent, pour partie, de ministères de tutelle.
On peut, à titre d'exemple, citer deux organismes dont l'action est déterminante pour le développement de l'économie française, mais qui restent très frileux, sinon rétrogrades dans leur façon de se situer dans la nouvelle société de l'information en réseau ; je veux parler d'une part de l'AFNOR pour la normalisation et les normes, d'autre part de l'INPI pour la propriété industrielle et les marques. On pourrait bien sûr évoquer de nombreux autres cas de tels organismes parapublics ayant des vocations ou missions fonctionnelles particulières.
Il serait temps que ces organismes parapublics (exerçant pour partie des missions de service public) adoptent des politiques plus déterminées en matière d'usages d'Internet pour la réalisation de leurs missions. On pourrait attendre d'eux qu'ils donnent l'exemple, d'autant plus qu'ils ont souvent des moyens supérieurs aux services de l'administration. Ils interviennent en outre au plan international et ont des relations étroites avec nombre d'acteurs de la vie économique française.
Or il est frappant de constater que la plupart des rapports récents relatifs au dévéloppement d'Internet ne mentionnent que rarement ces institutions, placées à mi-chemin entre le service public et le "business".
Pour ces institutions ou organisations, Internet peut apparaître comme quelque chose de déstabilisant. Déstabilisation économique par exemple dès lors qu'une partie des ressources provient de la commercialisation de services et produits dont il sera difficile de justifier le prix sur Internet. On préfèrera donc continuer à vendre sur Minitel (ou sous forme papier) une partie de l'information générée par l'organisation plutôt que la mettre gratuitement sur le réseau. Comment repenser l'équilibre budgétaire de ces organismes dans le nouveau contexte des réseaux?
Déstabilisation structurelle et managériale aussi, en raison du rique de choc frontal que peut entraîner Internet entre d'une part des acteurs de terrain de plus en plus "branchés" (jeunes recrues notamment) et d'autre part des services et des hiérarchies qui ont peu évolué, qui ont une faible connaissance des outils informatiques modernes et qui refusent les approches transversales et communicantes d'un nouveau management.
Or il est indispensable pour les acteurs de l'économie française d'avoir un accès large et au moindre coût à une information et à des documents spécialisés qui renforcent la compétitivité globale à court et surtout à moyen et long terme. Il est aussi indispensable d'assurer une diffusion large d'une partie essentielle de cette information auprès de partenaires les plus variés, en France comme à l'étranger. C'est ce qu'ont bien compris les américains qui diffusent gratuitement l'information sur les brevets déposés à l'Office américain des brevets. Doit-on mettre en péril la compétitivité globale de l'économie française pour la seule raison d'équilibre budgétaire des institutions chargées de produire cette information spécialisée?
Il serait donc indispensable que des négociations s'engagent entre
ces organismes publics ou para-publics et leurs administrations de tutelle
pour définir, d'un commun accord, les conditions d'une participation
réelle et déterminante à la société de
l'information :
- présence effective sur Internet (et pas seulement sites Web vitrines)
;
- détermination des données, informations et documents à
diffuser au moindre coût (voire même gratuitement sur Internet)
;
- redéfinition des modalités d'attribution des subventions,
en fléchant plus particulièrement les opérations liées
au développement de la présence sur Internet.
A noter, au passage, la nécessité de sensibiliser au problème les responsables des administrations de tutelle.
Enfin, il serait sûrement utile de mobiliser très vite et très
fortement les responsables de ces organismes autour de cette question. Une
rencontre nationale à l'initiative d'une haute autorité de
l'Etat paraît indispensable, avec annonce d'un plan d'action concerté
à court terme.
ATELIERS PEDAGOGIQUES DE SENSIBILISATION A INTERNET ET AUX PRATIQUES
ADMINISTRATIVES NOUVELLES : L'HEURE INTERNET
Il serait judicieux de prévoir très vite dans chaque grande localisation de services administratifs une salle (ou plusieurs selon les besoins) équipée en machines de standards variés, reliées au réseau et dotées des logiciels ad-hoc.
Ces salles permettrait le développement d'ateliers pédagogiques de sensibilisation (en libre découverte) d'Internet et des pratiques administratives virtuelles. Elles auraient pour objectif de permettre une auto-formation de premier niveau.
Des personnels plus avancés dans le maniement des outils de l'Internet pourraient assurer un tutorat approprié (et seraient rémunèrés pour cela).
Des témoignages de réalisations concrètes en matière d'administration virtuelle pourraient être présentés.
Les personnels auraient la possibilité de venir passer une heure par
semaine pour ces démarches de découverte et d'autoformation,
heure qui serait prise sur le temps de travail normal (les responsables
hiérachiques étant tenus de laisser leurs agents participer
à ces ateliers et ces derniers auraient à réserver leur
heure de participation à l'atelier).
PROGRAMME NATIONAL DE RECHERCHE SUR L'ADMINISTRATION VIRTUELLE
Internet se développant dans l'administration comme dans d'autres institutions ou organisations, il serait souhaitable de financer et conduire, sans tarder, un programme national de recherche spécifique visant à cerner, analyser et comprendre toutes les facettes du phénomène que constitue le passage à l'administration virtuelle. Ce programme national, à caractère transversal, devrait mobiliser des équipes de recherche les plus variées, en ouvrant le plus largement possible le spectre des thématiques à aborder.
Les équipes retenues s'engageraient à mettre leurs travaux (en cours et terminés) en libre diffusion sur le Web, à participer à des forums largement ouverts où seraient débattues certaines questions.
Un colloque national (ouvert à des apports européens ou extra-européens) permettrait au bout de 2 à 3 ans de faire un premier bilan de cette investigation collective et de relancer une deuxième vague de travaux.
SITE DU DESS DE NANCY INFO-DOC
Je vous invite à aller voir un site Web intéressant fait par des étudiants du DESS de Nancy en info-doc. Un site comme on aimerait en voir plus.
Les jeunes générations sont remarquables. Et c'est fait avec des moyens du bord...
Si vous pouvez faire quelque chose (via votre rapport) pour donner un coup de main à ces jeunes professionnels, ce serait bien.
Pourquoi les adminsitrations ou services publics ne pourraient-ils pas faire
appel à ces jeunes diplômés des Ecoles de documentalistes
qui aujourd'hui sont vraiment excellents (non seulement sur l'écriture
Web, mais aussi sur les contenus à diffuser, la façon de la
faire, etc., avec un souci du public).
http://www.scinfo.u-nancy.fr/DessIST
Jean MICHEL
Conseiller du Directeur / Adviser to the Director
ENPC, Ecole Nationale des Ponts et Chaussees
28, rue des Saints-Peres
75343 PARIS CEDEX 07
Tel: 01 44 58 28 67 International: +33 1 44 58 28 67
Fax: 01 44 58 28 68 International: +33 1 44 58 28 68
michel-j@paris.enpc.fr
http://wwwparis.enpc.fr/~michel-j/INDEX.html
http://www.enpc.fr
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