Mission Baquiast - Propositions sur les apports d'Internet à la modernisation du fonctionnement de l'Etat. CyberNEF- le Bureau sans frontière par Eric Hauswirth Webmaster

Cette réalisation pourrait servir de modèle aux administrations, toutes choses égales par ailleurs, pour donner à la formation par les nouvelles technologies (et aux nouvelles technologies) la dimension qui s'impose aujourd'hui. Baquiast

Un réseau de services en-ligne pour les responsables de formation du Groupe 
9 avril 1998 - Eric.Hauswirth@wanadoo.fr

Un projet intranet démarré en Avril 1997, riche d'expérience et de fonctionnalitées. Cet intranet dédié à la Formation dans le Groupe des Banques Populaires, s'adresse aux 30 sièges de Banques Populaires régionales réparties sur le territoire français. Les responsables de formation et les DRH peuvent ainsi accéder en temps réel aux dernieres nouveautés pédagogiques.

Le serveur mis à jour chaque semaine diffuse ainsi des fiches de ressources pédagogiques à jour sur tous les domaines de la Banque Assurance. avec actualisation immédiate des impacts de la nouvelle loi fiscale sur tout les documents pédagogiques concernés.

1 er ETAGE
toutes les fonctionnalitées d' un Intranet, E-Mail, forums, mise à disposition de documents pédagogiques au format Word & Acrobat..., base de données en ligne, annuaires etc...

2 ème ETAGE
Une gigantesque bibliothèque de fiches de ressources pédagogiques en ligne sur une base dynamique au format HTML.

Eric HAUSWIRTH Webmaster de CyberNEF - le 9 avril 1998
tel.: 01.40.39.67.82

    

1 - Promotion de la coopération et développement des effets de réseau dans le domaine de la formation   Les ressources

 

Dans un Groupe fédéral comme le Groupe Banques Populaires, les Responsables de Formation doivent pouvoir disposer pour concevoir et réaliser leur plan de formation :  non seulement des ressources propres à leur établissement ( moyens humains comme les formateurs internes, moyens financiers comme les budgets formation, moyens d’information...), ce qui est le cas de toute entreprise indépendante et isolée  mais aussi de ressources générées spécifiquement par leur appartenance à un Groupe;             il s’agit  :

des ressources éventuellement disponibles dans les autres établissements du Groupe ( experts, formateurs, supports de formation, lieux d’expertise,... existant dans les autres banques populaires ou filiales du Groupe)   des ressources conçues et mises spécialement à leur disposition par les Organismes Centraux (CSBP et CCBP)  En outre, l’appartenance à un même Groupe doit permettre de développer la coopération et un véritable travail d’équipe pour la résolution de problème, la production de moyens en commun et le développement de nouveaux projets.

 

L'initiative fédérale

 

Parallèlement, le vecteur formation d’initiative fédérale constitue un levier particulièrement pertinent pour promouvoir et faire mettre en application les choix stratégiques du Groupe : on sait combien les programmes de formations fédéraux qui accompagnent notre diversification  ( agriculture, assurance, international, ingénierie bancaire, euro,...) constituent non seulement des signaux forts pour orienter le développement des compétences dans le sens des stratégies Groupe mais aussi des accélérateurs de la mise en oeuvre de ces stratégies.      L’ensemble de ces échanges d’information et de ressources doit permettre de produire des " effets de réseau ", générateurs

de gains de productivité et de créativité dans un Groupe comme le  notre.                     En l’état actuel et depuis déjà plusieurs années, la CNEF s’est engagée dans cette voie des échanges, de la mutualisation des moyens, de la mise en commun de ressources et de la coopération entre banques, et entre banques et structures fédérales. En effet, l’autonomie des banques, leur diversité de besoins et de moyens, la structuration hiérarchisée des communications, sans compter les problèmes de refacturations internes, font que la coopération ne se fait pas toujours facilement : des initiatives fédérales peuvent l’aider à se développer et, en tout cas accélérer sa mise en oeuvre.

 

Des moyens traditionnels et classiques

 

On rappellera ici les moyens, jusqu’ici traditionnels et classiques (déplacements de collaborateurs et échanges de documents écrits par la poste) utilisés dans ce sens :  pour promouvoir les échanges et le travail en commun :  rencontres professionnelles des responsables de formation en banques populaires, groupes de travail inter-banques pour étudier et réaliser des moyens pédagogiques, séminaires de formation pour responsables de formation, publication bimensuelle de CNEF-INFO, etc...  pour mettre à disposition des ressources communes : catalogue de l’offre de formation fédérale (coordination), bagages pédagogiques, séminaires fédéraux, supports d’appui à l’enseignement professionnel, accords tarifaires Groupe vis à vis de prestataires extérieurs, etc...  La mobilisation des ressources de tous au profit de chacun des établissements est

donc déjà largement engagée dans le domaine des moyens de formation;  pour autant l’évolution des besoins de formation et de développement des compétences ainsi que la mise à disposition de nouveaux moyens technologiques de communication (NTIC) permettent de renouveler ces moyens pour optimiser les systèmes de formation et de production de la compétence dans le Groupe.  Les dépenses de formation du Groupe (313.5 MF, soit 6.3% de la masse salariale) doivent en effet permettre dans l’avenir de développer la formation professionnelle sans pour autant accroître les budgets qui lui sont déjà consacrés :  les gains de productivité de nos systèmes de formation peuvent, plus facilement que dans d’autres domaines, être recherchés dans un accroissement de la coopération et des mises en commun de moyens.

 
 
 

2 - Nouveaux besoins, nouveaux moyens    Rapidité, pertinence et spécificité

 

S’agissant des besoins de formation et sans entrer trop dans les détails on peut affirmer que les besoins de formation des banques se font de plus en plus diversifiés (thèmes et supports de formation) et de plus en plus personnalisés (cibles et types de compétences) en même temps que leur satisfaction se fait de plus en plus exigeante en rapidité. Le temps n’est plus aux lourds programmes de formation standards et pour de grandes populations demandant plusieurs mois de fabrication et dont l’administration pouvait se faire sur plusieurs années; on exige aujourd’hui une forte réactivité avec des réponses rapides pertinentes et

spécifiques.  Dans un tel contexte la conception et la fabrication du produit de formation doit se faire au plus près de l’expression du besoin et s’adapter précisément à lui. Face à ces évolutions, le Responsable de Formation doit avoir en permanence " sous la main " toutes les ressources d’information, d’orientation et de formation qui vont lui permettre de répondre pratiquement en temps réel tant aux demandes des collaborateurs qu’aux demandes des hiérarchiques et formateurs internes, qui recherchent, eux, des moyens de formation de leurs équipes.

 

Les Nouvelles Technologies d’Information et de Communication (NTIC)                                                                                                      S’agissant des NTIC et là encore sans entrer dans les détails techniques, on peut dire que leur impact sur nos systèmes de formation concerne au moins deux types de moyens (qui d’ailleurs interagissent ) :   les moyens " hors-ligne " : il s’agit des supports informatisés de formation pour les apprenants (autoformation) ou pour les formateurs (supports de démultiplication) ; ces supports sont constitués aujourd’hui des disquettes et des cédéroms, soit physiquement distribués soit téléchargés sur les lieux d’exploitation.   les services " en-ligne " : il s’agit des réseaux informatisés de type internet ou intranet permettant de relier en temps réel tous les individus d’une population donnée pour mettre à leur disposition toutes possibilités d’échanges, de travail en commun et de communication, tout en leur fournissant des bases communes d’information et de ressources, ici, pédagogiques, immédiatement utilisables.  Les ressources "hors-ligne"

 

La CNEF utilise déjà les ressources " hors-ligne " : la distribution du logiciel " B.A. Banque " et du cédérom " Euro " en sont les dernières expressions. Ces nouveaux outils interactifs constituent des moyens complémentaires de formation appréciés par les banques, mais dont l’administration localement en autoformation pose des problèmes nouveaux et pas toujours encore bien résolus.  En particulier la nécessité de disposer de tuteurs compétents ainsi que des moyens technologiques adaptés imposent des contraintes spécifiques; de même il ne semble pas que la formation " sur le poste de travail " soit effectivement réalisable, mais que la formation " sur le site de travail " (exemple : un poste asservi à la formation dans l’agence) constitue une solution plus réaliste, pour autant qu’elle soit assortie d’une organisation du temps de travail adaptée.  Quant à elle, l'utilisation de supports de

formation " hors-ligne " pour les formateurs internes ne pose pas les mêmes problème : le formateur interne qui utilise en salle des supports de formation informatisés avec son portable et un téléprojecteur dispose à l’évidence d’un excellent outil de formation, qui remplacera sans doute tôt ou tard les traditionnels " transparents " de nos bagages actuels en apportant, en plus, l’interactivité, des ressources d’images fixes et animées et des moyens de simulation nouveaux.  Bien que ce genre de supports soit encore à développer, on peut affirmer qu’ils ne révolutionnent pas radicalement nos outils de formation; ils impliquent cependant des nouvelles conditions d’exercice des activités de formateur ou de tuteur interne. Quant à la fonction formation dans nos établissements, elle ne s’en trouve pas profondément modifiée : elle reste pourvoyeuse et gestionnaire de moyens de formation.

 

Les ressources en ligne

 

Pour ce qui concerne les services   " en-ligne " (internet et intranet), leur mise en oeuvre dans notre Groupe ouvre au moins deux voies possibles pour la formation :  la distribution sur tous les postes de travail du Groupe, ou au moins sur tous les sites, de moyens d’autoformation.  la mise à disposition des seuls responsables de formation de services d’ingénierie pédagogique et d’échanges.  En l’état actuel la première voie se heurte à  des obstacles, aujourd’hui difficilement surmontables.  A supposer que l’on puisse envisager techniquement au regard du " réseau Groupe " un système de distribution de la formation par une liaison directe CSBP/CNEF vers les 26000 postes de travail du Groupe, un tel système soulèverait les mêmes difficultés que celles déjà mentionnées pour l’autoformation " hors-ligne " : changements d’attitudes du personnel et de la hiérarchie à l’égard d’une autoformation sur le poste, organisation d’un tutorat systématique, mise en adéquation de la formation par rapport aux besoins spécifiques de chacun, organisation du temps de travail en agence, etc...  Par ailleurs de tels circuits se

heurteraient à l’évidence à l’autonomie des banques en général et court-circuiteraient en particulier leurs responsables de formation.  Dans ces conditions, la solution jugée la plus réaliste aujourd’hui pour acclimater ces nouveaux services " en-ligne " est d’en réserver l’accès à une population limitée, bien identifiée et dont les besoins opérationnels nous sont bien connus; elle consiste donc à fournir aux seuls Responsables de formation un service d’ingénierie pédagogique et d’échanges par un serveur intranet qui leur serait réservé : le serveur CYBERNEF.  Autant qu’on puisse en juger dès aujourd’hui, les ressources des NTIC ( internet et intranet) auront un fort impact sur les modes de travail des Responsables de formation, qui vont ainsi disposer de moyens nouveaux pour travailler ensemble et produire et échanger des supports de formation.  On peut d’ailleurs envisager, dans un second temps, que la décentralisation de ce type de services à l’initiative de chaque établissement accélère la prise en charge d’une part croissante de la formation par les opérationnels.  En même temps ces NTIC vont apporter, dans un Groupe fédéral comme le notre, des gains de productivité en termes d’accélération et d’optimisation des effets réseau entre nos établissements.

 

L'avantage fédéral

 

Le management de CyberNef ouvre, à l’évidence, des voies nouvelles d’action pour la formation fédérale :  d’une part au niveau des contenus d’information et de formation.  Dans ce domaine un meilleur contrôle des contenus d’information et de formation (contrôle de cohérence, d’opportunité et de qualité) pourra être exercé au moyen de CyberNef.  En même temps la mise à disposition très rapide d’informations ou de formations uniformisées dans toutes les banques pourra aisément se réaliser.  A titre d’exemple, la mise en place dans tous les établissements du Groupe d’une information et d’une formation sur un nouveau produit Groupe pourra être effectuée tout de suite, uniformément et dans des délais très courts.

d’autre part au niveau de l’animation du réseau des Responsables de formation. Il s’agit là sans doute du domaine le plus porteur d’avenir, tant il est vrai que ce nouvel outil va créer une nouvelle équipe de travail virtuelle (tous les responsables de formation et les collaborateurs de la CNEF) qui, dans un espace de travail électronique  ( et grâce aux fonctions messageries, forums, partages de dossiers, groupware,...), va pouvoir travailler à son initiative et hors des contraintes de temps et de lieux .  Ces possibilités de liaisons permanentes et réciproques permettront le développement de la coopération et la stimulation de la créativité et de l’innovation : la question de l’un entraîne les idées de l’autre et ainsi de suite, revitalisant en permanence la mécanique des idées.

 

3 - Les services CYBERNEF    Les objectifs

 image cliquable en différents endroits (sauf sur échanger)

Très généralement, sans évoquer les aspects techniques du développement d’un réseau intranet et pour s’en tenir aux seuls Responsables de Formation, il s’agit de décliner pour ces interlocuteurs spécifiques de la CNEF :  des services de transport et de mise à disposition de ressources pédagogiques toujours actualisées (bases de ressources pédagogiques et d’information sur les ressources pédagogiques internes et externes,...)  des services de communication et de travail coopératif (forums, messagerie et liste de diffusion, circulation de documents, visioconférence et audioconférence,...)  des services de gestion et d’administration de la formation (plan de formation fédérale, inscription aux séminaires Groupe, référentiels compétences-formation,..)

des services de partage de l’information (serveur de fichiers, de documents, de données) et services de production et de publication d’information,...  des services d’annuaires et de gestion des calendriers en commun: exemple de "carte" des services d’accès aux applicatifs ( progiciels CNEF : Perspective, Isocible,...)  Au total l’objectif de notre projet   " CYBERNEF : le bureau sans frontière " est de mettre à disposition de tous les Responsables de Formation du Groupe un poste de travail informatisé en réseau (internet puis intranet), qui va leur permettre de développer leur productivité et d’optimiser les ressources pédagogiques du Groupe et des banques pour la mise en oeuvre de leurs plans de formation.

 

Quelques exemples pratiques d'utilisation de Cybernef                      Pratiquement, sur son poste de travail fixe du siège ou portable quand il est en déplacement, tout responsable de formation du Groupe pourra ainsi en se connectant sur CyberNef :

Fournir directement à un responsable opérationnel des supports de formation sur tout sujet (la base de ressources pédagogiques comprend plus de 300 thèmes différents de formation)	Exemple : animer une séquence de formation en agence sur la Loi Neïrtz    • se procurer des ressources pédagogiques
Conseiller et orienter un collaborateur sur un parcours professionnel et ses exigences en compétences spécifiques; construire avec lui le parcours de formation et lui fournir les fiches pédagogiques adaptées .	Exemple : préparer la reconversion d’un administratif du siège vers un emploi de guichetier-vendeur en agence   • gérer les emplois • fiches métiers • se procurer des ressources pédagogiques
Bâtir des programmes de formation avec les supports de démultiplication correspondants	Exemple : préparer un programme de formation pour les nouveaux embauchés.   • gérer les emplois • se procurer des ressources pédagogiques
Rechercher les intervenants ou organismes extérieurs sur un thème donné et travaillant déjà dans un établissement du Groupe; comparer les prix des interventions.	Exemple : à quel tarif la Cegos intervient-elle dans une banque pour animer un séminaire " négociation " ?   • s’informer,   rechercher
Faire connaître aux autres responsables de formation une bonne pratique qu’il utilise dans sa banque.	Exemple : comment j’ai réduit de 10% les frais de déplacement pour formation   • échanger
Echanger et discuter avec l’ensemble des responsables de formation sur un sujet ou un problème.	Exemple : comment mettre en place un tutorat pour former un apprenti?   • échanger •  forums
Envoyer des messages écrits à certains ou à tous les responsables de formation du Groupe.	Exemple : annonce à tous les responsables de formation des nouveaux tarifs de l’ITB    • échanger  • messagerie avec liste de diffusion
Vérifier une disposition de la convention collective ou d’un accord de Groupe concernant la formation professionnelle.	Exemple : quels sont les engagements des banques en matière de développement de l’apprentissage ?    • satisfaire les obligations réglementaires  • convention collective et accords
Utiliser ou télécharger un logiciel de la CNEF.	Exemple : se procurer la dernière version du logiciel " Perspective "pour construire un questionnaire d’évaluation.    • se procurer des ressources pédagogiques
Consulter le catalogue général des actions de formation fédérale.	Exemple : quelles sont les actions fédérales organisées pour la formation à l’international?    • se procurer des ressources pédagogiques  • catalogue de l’offre fédérale
Editer la dernière livraison du " Formation service "	Exemple : fournir à un directeur d’agence trois exemplaires du dernier n° de Formation Service concernant les conseillers de clientèle particuliers    • se procurer des ressources pédagogiques  • formation service
Rechercher une date de réunion	Exemple : à quelle date a lieu la prochaine réunion du groupe de travail " audit de la formation " ?    • accéder aux annuaires et calendriers
Rechercher l’adresse d’un intervenant extérieur	Exemple : trouver l’adresse d’un intervenant du cycle " ciblEntreprise "    • accéder aux annuaires et calendriers
Inscrire des collaborateurs de la banque à des actions de formation fédérale	Exemple : voir s’il y a des places disponibles dans le prochain séminaire " Mastership ", et si oui réserver deux inscriptions pour des Directeurs d’agence de la Banque.    • se procurer des ressources pédagogiques • catalogue de l’offre fédérale • réservations "
etc...

 

4 - Les résultats attendus      Tous les responsables de formation du Groupe se procurent directement sur leur poste de travail les ressources pédagogiques actualisées en permanence nécessaires à leurs plans de formation : ressources de la base commune (mediabanque, ...), ressources des autres banques et ressources spécifiques fédérales. Les responsables formation peuvent jouer plus efficacement leur rôle croissant de fournisseurs de services pédagogiques à la hiérarchie et aux animateurs interne    Ils trouvent désormais 75% des informations professionnelles qui leurs sont nécessaires pour exercer leur travail quotidien sur leur poste de travail (50% du temps de travail du responsable de formation est consacré à la recherche d’information) : législation, réglementation et fiscalité, informations sur les prestataires extérieurs de formation,...    Ils gèrent directement en temps réel les inscriptions et participations des collaborateurs de leur établissement aux actions de formation fédérale    Ils travaillent aisément en équipe - sans contraintes de lieux, de temps ou de budgets - avec leurs homologues des autres banques populaires sur des projets ou problèmes communs (les temps de déplacements dans le Groupe consomment en moyenne 20% du temps utile de la réunion)    Ils disposent d’un outil de perfectionnement professionnel permanent, qui permet aux plus anciens de partager leurs expériences et connaissances et aux nouveaux de maîtriser plus rapidement leur poste.    " Travailler et communiquer en réseau, penser réseau et produire par et pour le réseau ", tels sont les nouveaux moyens apportés par les NTIC. Meilleure utilisation de nos ressources pédagogiques et de nos compétences, gains de productivité, abaissement des cûts de production, de développement et de fonctionnement de la formation, fluidification de l’information, capitalisation et mutualisation des savoir-faire propres à nos entreprises, voilà quelques enjeux du nouvel élan que veut apporter CyberNef à la formation fédérale.