Mission Baquiast - Propositions sur les apports d'Internet à la modernisation du fonctionnement de l'Etat. Projet d'expérimentation de télétravail au Conseil général des mines

L'expérience conduite par M. Dambrine mérite d'être connue et sans doute étendue. Je proposerai dans le corps du rapport qu'il accepte de mettre en place un petit groupe de travail sur cette question d'actualité. Baquiast

par Fabrice DAMBRINE, fadam@club-internet.fr
14 février 1998

Introduction

1. Les ingénieurs en poste au conseil général des Mines (CGM) consacrent l'essentiel de leur activité, soit à des missions d'inspection, soit à des missions ponctuelles qui leur sont confiées par les ministres ou les directeurs d'administration centrale.

Ils effectuent ces missions soit individuellement, soit en association avec d'autres membres du CGM et/ou d'autres membres inspections générales (inspection générale des finances, conseil général des technologies de l'information, des pontsetchaussées, du GREF, inspection générale de l'industrie et du commerce, etc.)

Leur travail est coordonné par le secrétaire général du conseil, lui-même placé sous l'autorité directe du vice-président.

2. Par nature, ce travail d'inspection ou de missions se caractérise par :

- une acquisition des données de base sur le sujet par des entretiens préliminaires et une revue bibliographique ;

- des entretiens et des visites aux différents interlocuteurs qu'il convient de rencontrer pour se forger une opinion, tenter de répondre à la question posée et établir une synthèse et des propositions ;

- des réunions d'échange et de coordination avec les autres collègues du Conseil.

- une phase de rédaction du rapport ;

- une remise des conclusions au demandeur, accompagnée, le cas échéant, d'une présentation orale.

En fait, il s'agit d'un travail qui reste relativement solitaire et délocalisé, les périodes consacrées à la coordination entre les différents membres du Conseil ne représentant qu'une faible partie de l'activité globale.

Il serait dès lors envisageable de proposer une expérimentation de télétravail aux ingénieurs du CGM qui seraient volontaires.

Cette expérimentation serait d'ailleurs d'autant mieux venue aujourd'hui que les bureaux actuels du CGM (4ème étage du bâtiment du 22 rue Monge) sont en nombre insuffisant pour loger tous les ingénieurs affectés au Conseil ; dès lors, certains d'entre eux sont obligés de s'installer dans des bureaux de fortune, souvent éloignés du Conseil, ce qui complique leur activité et nuit au rendement de leur travail.

Un projet d'expérimentation de télétravail

basé sur les techniques modernes de télécommunications et de bureautique

3. Le travail des ingénieurs du CGM étant par nature plutôt individuel et, pour la plupart d'entre eux, sans fonctions d'encadrement, il leur est possible de délocaliser leur bureau, par exemple chez eux, pour autant qu'ils disposent de moyens de communications et de bureautique adaptés.

4. A ce stade, il serait nécessaire de doter les ingénieurs du CGM qui souhaiterait se lancer dans le télétravail à partir de leur domicile :

- d'une ligne téléphonique, avec accès à l'international, dédié à leurs seules activités professionnelles ;

- d'un répondeur téléphonique branché sur la ligne dédiée ;

- d'un micro-ordinateur et de ses principaux logiciels compatibles avec ceux utilisés par le ministère de l'économie, des finances et de l'industrie (secrétariat d'Etat à l'industrie) :

- Ordinateur type IBM/PC : processeur PENTIUM (mini 100 ou 133 MHz), 16 (ou 32) Mo RAM, disque dur 1 Go mini, lecteur CD-ROM, lecteur disquette 3.5 pouces.

Compte tenu des nombreux déplacements des ingénieurs du CGM, un ordinateur de type portable serait sans doute préférable.

- Système d'exploitation Windows 95 et pack Microsoft Office (traitement de texte : WORD, tableur : EXCEL, gestion de bases de données : ACCESS) qui constituent aujourd'hui les principaux standards du marché.

- Navigateur INTERNET.

- le cas échéant, logiciel de dictée.

- d'un fax-modem (56 000 bauds) connecté entre la ligne téléphonique et le PC ; la fonction réception de fax devrait pouvoir fonctionner avec le PC éteint.

- d'une imprimante couleur type jet d'encre ;

- d'un accès à INTERNET avec E-mail et d'un accès à l'INTRANET du ministère de l'économie, des finances et de l'industrie.

- d'une mini-photocopieuse ou d'un scanner qui, couplé au PC et à l'imprimante, devrait permettre de faire, sur place, quelques photocopies simples.

- d'un téléphone portatif (avec au moins l'option Europe) qui compléterait l'équipement. Ce téléphone portatif devrait pouvoir être connecté au PC portable.

En outre, le secrétariat du CGM fournirait régulièrement les “ consommables ” aux ingénieurs :

- papier pour imprimante (y compris éventuellement films pour transparents) et cartouches d'encre ;

- disquettes ;

- papier pour photocopies ;

- enveloppes et timbres ;

- chemises et dossiers ;

Ces consommables seraient remis aux ingénieurs à l'occasion de leur passage dans les bureaux du CGM.

Les factures de téléphone (téléphones fixe et portable) ainsi que l'abonnement à un serveur INTERNET, seraient directement pris en charge par le Ministère.

Une comptabilité des “ consommables ” utilisés serait assurée par le secrétariat du CGM ainsi qu'un suivi des factures téléphoniques (poste fixe et portatif).

Enfin, une formation devrait être offerte aux ingénieurs qui choisiraient le télétravail. Le niveau de cette formation serait adapté au degré de connaissances initial de chacun en bureautique et télécommunications.

5. Les ingénieurs qui se lanceraient dans l'expérimentation de télétravail seraient naturellement amenés à passer de un à quelques jours par semaine dans les bureaux du CGM.

Il conviendrait donc de prévoir à leur intention quelques bureaux de passage.

Les ingénieurs qui retiendraient la formule de télétravail devraient enfin disposer d'un “ contact secrétariat ” au CGM.

La secrétaire aurait notamment pour rôle de :

- assurer à l'ingénieur en situation de télétravail, un point de contact rue Monge, notamment vis-à-vis des tiers ;

- aider l'ingénieur dans l'organisation et le montage de ses réunions avec des tiers ;

- préparer et organiser les missions de l'ingénieur (ordre de missions, relations avec l'agence de voyages, etc.) ;

- aider l'ingénieur dans certaines tâches : reproduction et diffusion de documents notamment ;

Une façon de travailler moderne et économique

6. Le type de fonctions des ingénieurs du CGM se prête bien à une expérimentation de télétravail.

Le développement de ce mode de travail devrait permettre des gains de productivité et être source d'économies pour l'administration, si l'on considère que les ingénieurs qui retiendraient la formule du télétravail :

- n'auront pas besoin d'un équipement bureautique plus coûteux que celui dont ils disposent actuellement dans les bureaux rue Monge ; une part notable du matériel devrait d'ailleurs pouvoir être récupérée ;

- n'induiront pas de dépenses supplémentaires, en termes de frais de fonctionnement (consommables, téléphone, missions), par rapport à leurs collègues qui resteront rue Monge.

- conduiront à des économies de secrétariat, dès lors qu'ils auront naturellement moins recours aux services des secrétaires que leurs collègues au bureau au CGM ;

- permettront enfin et surtout des économies substantielles par la réduction du nombre de bureaux nécessaires rue Monge (ou ailleurs).

 Qui peut se décomposer en plusieurs étapes avec itérations successives.

 Le télétravail existe d'ailleurs depuis longtemps, et même bien avant l'avènement de la bureautique moderne, pour certains fonctionnaires qui ont un mode de travail analogue à ceux des ingénieurs du CGM. Citons par exemple les membres du Conseil d'Etat, de la Cour de Cassation (et même la plupart des autres magistrats) qui ne disposent que rarement d'un bureau et ont pris depuis longtemps l'habitude de travailler en grande partie chez eux.

 Il sera peut-être nécessaire de prévoir une liaison spécialisée pour l'INTERNET avec un abonnement forfaitaire, soit par le réseau de France Télécom, soit là où c'est déjà possible par le réseau câblé utilisé pour les programmes de télévision.

 Plusieurs ingénieurs seraient bien entendu rattachés à un même secrétaire, le télétravail étant une source d'économie de personnel de secrétariat.

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