Comment mettre en place un intranet
dans une administration?
Les étapes du projet

6 pages

Anne Bedel et différentes contributions

maj le 1-10-2001

sommaire
  1. Comment lancer le projet
    1bis-Informer et former
  2. Etude de l'existant
  3. Disposer d'un annuaire LDAP, de fonctions messagerie et d'espaces Web
  4. Choisir les outils
  5. Créer un prototype
  6. Former -charte intranet
  7. Choisir les administrateurs
  8. Animer le réseau (l'équipe)
  9. Apprendre à travailler autrement
  10. Conclusion:la démarche se prouve en marchant.

Nous nous félicitons de voir que ce schéma a été repris par le guide méthodologique de l'intranet du ministère de l'economie, des finances et de l'industrie.

c'est une ébauche, les parties sont inégales,  dans le désordre, j'attends vos critiques, suggestions...
La question importante mais peu explorée d'utilisation d'Intranet pour de nouvelles  méthodes de travail, n'est pas encore traitée par ce document. Enrichissons-le ensemble

 Introduction:
L'administration centrale paraît trop cloisonnée, les directions ne communiquent pas assez entre elles, ni avec les services extérieurs.
Pour remédier à cela, en attendant d'éventuelles réformes de structures, la mise en place de nouvelles formes de communication reposant sur un réseau d'intranets interconnectés peut apporter d'importantes améliorations.
Cela suppose une coordination d'ensemble et une animation.

- Pourquoi un intranet?

  • Pourquoi intranet et pas internet? (confidentialité, rapidité, sécurité)
  • Accèder facilement à des informations toujours plus fiables et réactives (accélération des cycles de validation et de mise à jour des documents)
  • Réduire les coûts (déplacements, stockage, impression et diffusion d'information, etc...).
  • Elargir le champ d’information à tout le personnel ;
  • Travailler avec des outils plus ergonomiques et plus conviviaux
  • Disposer d'aides à la recherche d'information
  • Avoir des "points dialogues" répartis dans les services
  • Disposer de notifications d'alerte sur les informations nouvelles
  • Utiliser d'une manière active, contribuer, animer et non utiliser passivement
  • Repérer facilement  "qui fait quoi" dans les services
  • Capitaliser les expériences
  • Mettre en place une mémoire collective
  • Disposer de panneaux d'affichage collectif
  • etc....
    (merci à Christian Mayeur France télécom)

- Les outils de l'intranet
(pour savoir de quoi il s'agit et s'entendre sur les termes) - cliquer dans l'image.

Cliquer dans la vignette pour accéder aux "outils de l

1Comment lancer le projet intranet:
  • prendre une initiative, préparer un argumentaire démontrant  l'intérêt du projet
  • obtenir l'adhésion ou une décision de la hiérarchie;
  • obtenir la désignation d'un maître d'ouvrage et d'un maître d'oeuvre (chef de projet et équipe ou sous-traitants)
  • mise en place d'un groupe de travail inter-direction.
    Un point important doit être réglé le plus tôt possible: les sites producteurs seront-ils décentralisés? Dans l'esprit de l'Internet, cette décentralisation est souhaitable, mais suppose des volontaires compétents.

1bis-Informer et former.
Cette étape se fait parallélement aux autres, mais elle doit être initiée très tôt. Il faut obtenir l'adhésion de tous les services et sites producteurs, car ils devront participer au projet, en créant leur propre contenu intranet à partir du prototype qui leur sera fourni. Cette information devra être soigneusement préparée.

Il faut multiplier les sources de formation - Faire appel à tous les médias

2-Etude de l'existant

  • rassembler l'ensemble des documents et des informations qui seront installés sur l'Intranet (exemples de questionnaires à envoyer dans les services).
  • Recenser les services ou personnes pouvant animer le site en dehors d'apports de documents.
  • Identifier tous les sites (web, forum...) et les contenus des intranets existants dans les directions et dans les services déconcentrés, si ceux-ci sont inclus dans l'opération.
  • Réfléchir aux conditions d'interopérabilité entre sites, aux éléments communs éventuels (modes de présentation, contenus...).
  • recenser le matériel informatique (logiciels et matériels)

3-Disposer d'un annuaire général LDAP, de fonctions messagerie et d'espaces Web sur les serveurs du service informatique.
Permettre aux utilisateurs de développer des applications à leur goût et selon leur besoin sous contrôle du webmestre.

 Il est très important que le service informatique joue son rôle de " fournisseur de service " (sinon il faudra trouver un bon prestataire de services):

Le site intranet peut être hébergé par un serveur LINUX, UNIX ou NT (le choix sera celui du service informatique en fonction des ressources disponibles) , la maintenance technique du site devra être assurée par ce service .

Le serveur doit disposer d'un outil de statistique de fréquentation de site et d'un moteur de recherche. Si le choix n'a pas été fait, retenir, pour le moteur de recherche, ces critères:

  • pertinence de classement des réponses
  • place disque nécessaire à l'indexation des données.
  • prix (certains sont gratuits)

4-Choisir les outils

  • Les outils traditionnels tels que:
    -éditeur de page HTML
    -outils de traitement des images,
    -outils de transfert de fichiers..., existeront toujours pour les "pros" du web voir les outils du webmestre.
    Réfléchir sur les achats groupés des licences d'utilisation de ces logiciels et navigateurs web et sur les moyens de les mettre facilement à disposition des intéressés (bibliothèque de logiciels, commande en ligne?...).
  • Mais un intranet digne de ce nom doit pouvoir être alimenté et mis à jour rapidement par tous (du directeur à la secrétaire) .
    Réfléchir à l'achat d'un système simple de publication sur l'intranet (outil de gestion de contenus), disponible au travers d'un navigateur, ne demandant aucune (ou presque) formation . Cet outil permettra à chacun d'alimenter la "base de données" intranet par tout document (compte-rendu, rapports, schémas, vidéo...) de n'importe quel format (word, PDF, excel...)... sans avoir à se préoccuper de le traduire en html et de l'habiller à la charte graphique de l'intranet.
    voir aussi le dossier sur les sociétés présentant les outils de gestion de la connaissance

5-Créer un prototype.

  • Donner un nom à l'intranet
  • Soigner le portail de l'intranet
  • Décrire l'arborescence, colonne vertébrale de l'intranet, (même sommairement)
  • Mettre à disposition des sites producteurs de modèles de pages et d'une bibliothèque d'images classées par thème
  • guide de prise en main

6-Former

les sites producteurs

Il convient de distinguer  le super-administrateur d'un site intranet, les administrateurs de "sous-sites" ou grandes catégories, les publieurs (la totalité des personnes) et les valideurs.

  • Le super-administrateur délivre des droits d'administration sur les grands répertoires ou sous-sites. En principe il est préférable qu'il connaisse le langage HTML....
    Il se formera à l'outil de de gestion de contenus choisi (partie "administrateur")
  • L'administrateur de site est le superviseur d'un sous-site ou grand répertoire (gestion des droits de chacun : qui a droit de publier dans quel sous-répertoire, qui valide dans quel sous-répertoire...). En principe il est préférable qu'il connaisse le langage HTML....
    Il se formera à l'outil de de gestion de contenus choisi (partie "administrateur")
  • Le publieur (en principe tout le monde) se formera (une demi-journée maximum) à l'outil de gestion de contenus choisi (partie "publieur")
  • Le valideur (il peut s'agir d'une chaîne de validation, mais cela n'est pas conseillé). Le publieur publie le document et le valideur informé par mel doit valider le document qui sera alors envoyé sur l'intranet.
    Le plus souvent (c'est recommandé pour que la réactivité sur l'intranet soit au maximum) le publieur sera le valideur. Mais cette possibilité d'établir une chaîne de validation est nécessaire pour les documents importants nécessitant plusieurs approbations.

On pourra également organiser des formations au traitement des images (pour ceux qui le souhaitent). A ce sujet il conviendra de redéployer certains emplois vers ce type de travail (les infographes, les maquettistes seront de plus en plus demandés dans l'administration).

7-Choisir les administrateurs des sites producteurs

 Ce sont eux qui coordonneront le travail du site.
Le choix d'un webmestre de site producteur ne sera pas toujours possible (il faut trouver une personne qui sans être informaticienne, a une solide connaissance de la microinformatique, car elle devra bien connaître le langage HTML, l'organisation d'un site, la gestion des images.
A défaut,  la charge de travail reviendra au site principal.

8-Animer le réseau INTRANET entre le site principal, les sites producteurs, le service informatique.

  1. Créer les réflexes intranet (consulter, produire, mettre à jour, coopérer, etc...)
  2. Assurer des mises à jour fréquentes et rapides
  3. Observer (indicateurs) les conséquences techniques, financières, qualitatives, en personnel de l'intranet.
  4. prévenir les risques cf: les risques d'un projet intranet

  • le chef de projet initie la démarche et supervise l'ensemble. Il étudie les statistiques de consultation des différents sites producteurs afin d'optimiser leur fréquentation (les outils statistiques sont aujourd'hui très perfectionnés et permettent une évaluation très fine).
  • il réfléchit sur les éléments devant être transférés sur l'Internet.
  • il s'informe sur les réalisations des autres ministères et organismes.
  • il évalue et fait remonter vers la hiérarchie les enseignements à tirer sur le plan des procédures comme éventuellement des structures, ainsi que d'éventuelles propositions.
  • il doit inciter les directions (et services déconcentrés) n'ayant pas encore de site, à en créer ou à se rattacher à des sites existants, afin de rentrer dans la logique de communication.
  • le super-administrateur, qui sera le plus souvent  le chef de projet du site principal, vérifie la bonne mise en place des différents intranets. Il ne s'agit pas de sanctionner, mais d'aider au démarrage, de conseiller, d'accompagner, de favoriser les initiatives, voir de gratifier (on peut très bien imaginer de faire un concours du site le plus lu, le plus innovant...).Il annonce les nouveautés importantes des sites producteurs.
  • l'équipe  (les animateurs) du site principal (fonction communication), favorise l'échange d'information et d'expériences entre les différents sites (animation de forums). Ils "évangélisent", rassurent, assurent la dynamique. Cette fonction est souvent dévolue  à un informaticien (voire au webmestre ou au chef de projet) comme allant de soi. Dans la pratique, sauf si ces derniers présentent de solides qualités de communication, ce choix peut être préjudiciable au bon déroulement du projet. L'animation d'un intranet (de la même manière que l'animation d'un forum) est un métier à part entière et suppose des qualités autres que techniques ou organisationnelles.

L'équipe d'animation devra travailler en synergie avec le chef de projet. Des appels ponctuels pourront être fait à des sociétés de service pour mettre en place des procédures ou des programmes relevant de compétences que l'administration n'a pas encore en interne (dans ce cas précis, il sera important de travailler en étroite relation avec le service informatique). Il est important que des équipes mixtes soient constituées, et qu'il en ressorte un acquis d'expérience pour l'administration.

- Q'attend-on  des sites producteurs : autour de l'équipe d'animation de l'Intranet (conseiller, formateur, animateur , webmestre) chaque site producteur devra développer son propre web. Des réunions physiques ou virtuelles seront régulièrement organisées afin de résoudre les problèmes éventuels, écouter les utilisateurs, éviter les dérapages.

9-Apprendre à travailler autrement. Il s'agit d'un thème en soi, que nous ne pouvons pas aborder ici, mais qui représente un enjeu dépassant largement le cadre d'une étude technico-organisationnelle.

On y trouvera entre autres:

  • une nouvelle présentation des textes et des documents (écrire dans un style plus journalistique, c'est à dire court et percutant, notamment pour les intitulés des liens qui apparaîtront sur le portail),
  • une remise en question des frontières (fonctions, structures, hiérarchies),
  • l'abandon des réflexes égoïstes et de préservation du territoire au profit d'une approche plus altruiste de son travail.
  • On retrouvera ainsi dans l'intranet administratif  les aspects les plus révolutionnaires et sympathiques de l'internet (tout au moins à ses débuts): Communiquer et partager.

Il faut réaliser un prototype sans attendre d'avoir répondu à toutes les questions évoquées ci-dessus. la démarche se prouve en marchant.

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