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Les risques d'un projet intranet:
comment les bonifier

3 pages

jean-marc.goudallier@capway.com

maj le 9-7-1998

Dominique Brocard et Anne Bedel s'associent à Jean-Marc Goudalier auteur des mel (dont voici une synthèse) pour travailler sur ce sujet dans un groupe de travail informel.
Nous avons besoin de vos expériences et de vos idées en la matière.
Merci de me les faire parvenir pour mise en ligne.
En rouge et en italique, quelques ajouts de Dominique Brocard et Anne Bedel
abedel@admiroutes.asso.fr

le 1er juin 1998
Bonjour,

Concernant votre guide methodologique sur "Les administrations et Intranet", je l'ai lu avec attention. Ce guide donne une information exacte sur les diverses aspects d'un projet Intranet.
Cependant, sur le terrain de tous les jours la situation est beaucoup plus compliquée que cela, et les projets intranets font partie à mon sens des projets à hauts risques.

 Pourquoi ? Voila en cinq points , balayés les principaux facteurs de risques relatifs à la mise en place de ces projets:

1°) parce qu'ils mobilisent les divers métiers de l'organisme qui doivent avoir leur rôle à jouer dans ce nouvel espace de communication.
Attention aux tours de tables explosifs et à la place de chacun dans ce nouveau puzzle !
2°) parce que ces projets se situent dans le domaine de la communication et récupèrent au passage tous les dysfonctionnements de l'organisme sur ce thème ainsi que les états d'ame des personnels!
3°) parce que ces projets sont des projets d'organisation et ils récupèrent de plein fouet les dysfonctionnements de l'organisme en la matière ! L'exemple des organigrammes sur le Web peut être couramment cité !.
exemple: 2 services traitant du même sujet mais sous 2 angles différents, risquent de mettre  en ligne des informations  redondantes ou contradictoires.
Jusqu'à présent on ne demandait qu'à l'un ou l'autre des services, l'information dont on avait besoin, et qui semblait unique et correcte.
L'intranet et le  pouvoir de comparaison rapide et simple qu'il offre, nous révèle les différents intervenants sur un sujet et les incohérences éventuelles contenues dans la production éditoriale.

4°) parce que ces projets touchent à l'information et donc au pouvoir dans les organisations. Ils héritent par ce biais de résistance aux changements sournois de la part de personnels dont la lutte pour le pouvoir est le métier depuis de nombreuses années.
La direction de la communication  (interne) peut voir d'un mauvais oeil la responsabilité du contenu éditorial lui échapper en partie.
5°) parce que ces projets reveillent les fantasmes des informaticiens et leurs solutions idéalistes pouvant entrainer des développements onéreux de services qui seront rendus disponibles en standard dans les produits 3 mois après !
C'est effectivement révélateur des usines à gaz montées par certains services informatiques

La situation telle que je l'ai décrite en terme de risque n'est pas apocalyptique, elle repose sur un constat tiré de ma propre expérience de terrain. Je suis sûr que vous reconnaitrez dans ma vision des situations que vous avez déjà croisées !

Le rôle du Chef de projet Intranet est un rôle clé dans le dispositif et celui-ci doit être parfaitement armé pour faire face aux situations de crises qu'il rencontrera sans coup ferrir.

C'est dans cet esprit que je vous adresse ce mail. J'interviens depuis un dizaine d'années en tant que responsable technique en SSII sur des opérations risquées dans le cadre de mise en place de solutions informatiques communicantes. Les expériences douloureuses auxquelles j'ai été confrontées à de maintes reprises m'ont blindé. J'ai croisé plusieurs personnes que j'appréciais en tant qu'individus, mais que j'ai vu déperrir parce qu'elles étaient mal armées pour faire face aux situations risquées dont elles avaient la responsabilité. Cette situation je ne la souhaite à personne et je lutte chaque jour pour la combattre en mettant mon expérience à la disposition des gens qui en ont le plus besoin.

Je vous propose, si vous le voulez bien de participer à un groupe de réflexion sur le thème : "les risques d'un projet Intranet : comment les bonifier !" qui aurait pour conséquence de développer un savoir-faire particulier de soutien (au sens large technique, methodologique et humain) aux chefs de projets intranet des administrations.

 Voici le plan d'actions détaillé que je vous propose.

Etape 1 : préparation de projet
Etape 2 : Production des supports pour le soutien
Etape 3 : formation et ouverture des moyens de soutien

  Si on raffine un peu :

Etape 1 :

préparation de projet
- identification des objectifs
- identification de la population cible
- composition du groupe projet
- composition du réseau d'experts
- evaluation des quantités de travail
- evaluation des moyens logistiques
- calendrier

Etape 2 :

Production des moyens pour le soutien
- recueillir les pratiques et retour d'expériences auprès des experts
- rechercher sur internet, les pratiques existantes
- produire des contenus pédagogiques en ligne suivant la trame suivante:

  • caractéristiques des projets intranets
  • processus d'évaluation de la perception du chef de projet des caractéristiques de son projet
  • processus d'évaluation de la réalité de son projet intranet
  • identification des écarts entre les deux
  • prédiction des risques qu'il va rencontrer
  • trucs et astuces pour s'en sortir

- mettre en place un centre d'appels (ou guichet unique) pour traiter  les demandes de soutien et établir une relation demandeur/experts-support

Etape 3 :

formation et ouverture des moyens de soutien
Ce que je vous propose dans un premier temps, c'est d'échanger sur l' Etape 1 par mail pour aboutir à une décision de type GO/NO GO disposant d'élements concrets.

Nous allons commencer par l'Etape 1 : Preparation du projet

-Thème abordé : "les risques d'un projet Intranet : comment les bonifier"
-But : développer un savoir-faire particulier de soutien (au sens large technique, methodologique et humain)
-Cible: chefs de projets intranet
-Idée directrice : mettre en place des moyens (Formation délivrant un Permis de Conduite un projet Intranet, Réseau d'Experts pour les interventions rapprochées sur projets en difficulté, site web d'informations, Centre d'appels) destinés à être mis au service des différents chefs de projets chargés de la mise en place de projets Intranets (Maitres d'Ouvrage ou Maitres d'oeuvre).

Q-1: êtes-vous d'accord avec ces  items ? Si non proposez moi une reformulation qui vous convient
R-1: c'est parfait

Q-2: comment pourrions nous nommer ce projet ?
R-2: par exemple Dispositif de Soutien des Inforoutiers de l'Administration , ou bien Police de l'Admiroutes.....
Tout sauf police de l'Admiroutes :-)), quoique l'idée est amusante.

Q-3: Quels objectifs pourrait-on se fixer pour notre projet ?
R-3: par exemple,
l"Permettre aux Chefs de Projets Intranet d'éviter les pièges dans lesquels les autres sont tombés",
l"faciliter la mise en place des projets intranet dans des délais courts et à des prix faibles",
l"s'assurer que les Chefs de Projets Intranet sont bien préparés à ce type de projet grâce au Permis de Conduire un projet Intranet" .....
oui


Q-4: Comment peut-on suivre réguliérement l'evolution de ces objectifs ?
R-4: par exemple en utilisant des indicateurs de suivi à trois valeurs, comme des feux de circulation :
lvert (tout va bien),
lorange (attention danger),
lrouge (on arrete tout et on reflechit)
excellente idée

Q-5: Dans quelle unité peut-on mesurer l'atteinte de ces objectifs ?
R-5: par exemple :
lnombre de demande de support par mois,
l
nombre de permis de conduire délivrés,
l
nombre de projets supportés,
l
nombre de projets présentant des dysfonctionnement graves (rouge),
l
nombre d'opérations curatives,
l
nombre d'opérations préventives...
astucieux

Q-6: A qui s'adressent les éléments du dispositif fabriqué par notre projet (Formation, Réseau d'Experts, site web d'information, Centre d'appels)?
R-6: par exemple:
laux Chefs de projets Intranet de l'Administration,
là la cellule Inter-ministerielle pour les indicateurs de synthèse...

Q-7: De qui a-t'on besoin pour mener à bien notre projet ?
R-7: par exemple,
ld'un Chef du projet (vous ??),
ld'un Comité de Pilotage (???),
ld'un animateur de discussions thématiques (moi ???),
ld'un rédacteur (web) pour la réalisation des documents que nous allons produire dans le cadre du projet, d'experts détenteurs de retour d'expérience dans le domaine de la mise en place d'Intranet que nous allons mobiliser pour qu'ils nous fassent bénéficier de leurs expériences passées ou en cours.

J'ai pour ma part quelques noms en tête (des industriels AIRBUS, AIR...)à qui je peux demander de participer en ligne pour répondre à nos questions.
Commençons tout de suite...


2 juin  mèl de jean-marc.goudallier@capway.com
Ce que je propose pour faciliter l'expression des retours d'expériences, c'est de bâtir un petit questionnaire sur la mise en place des projets intranet :

Le questionnaire suivant peut aider à formuler votre retour d'expérience

1°)type de projet : Internet, intranet, groupeware, messagerie, Extranet
2°)type d'entreprise cliente : administration, collectivité territoriale, cloectivité locale, banques, grosses industries, PME/PMI, Services...
3°) type de risque rencontré : technique, organisationel, contenu d'information, juridique, humain...
4°)si risque present quels étaient les symptomes observés ? Comment reconnaitre les risques lorsqu'ils apparaissent ?
5°)quels ont été les remèdes ou bien quels pourraient être les remèdes ? Comment éviter ces risques ?
6°) quelle a ete la perception du maitre d'ouvrage sur ces risques ? pas percu, entrevu ou conscient ?

C'est une proposition pour amorcer la discussion.Cette discussion sera d'autant plus facile à animer que nous saurons établir un questionnement utile et efficace.

Vous pouvez l'enrichir avec des aspects que je n'ai pas cité.

A bientôt sur le net !

JMG


pour info:
jean-marc.goudallier jean-marc.goudallier@capway.com a donné le 25 juin 1998 une conférence à bordeaux sur le thème : "retours d'expérience de mise en place de projets NTIC : opportunité et risques "

vous pouvez consulter le support de cette conférence en ligne à l'adresse: http://www.insup.org/point/frm_risq.html

http://www.admiroutes.asso.fr/espace/intranet/risques.htm
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