Spécifications fonctionnelles d'un intranet  administratif

14 pages

Vos réactions Anne Bedel

maj le 19-05-2002

Les réactions de:
17-04-02 Didier Georgieff
06-04-02 Laurent Rieuneau

Préalable:

Ce document propose un certain nombre de spécifications intéressant un intranet administratif (l'exemple ici retenu est celui d'un ministère).
Il est purement indicatif et ne prétend en aucun cas constituer une référence immédiatement utilisable.
Nous le présentons à titre méthodologique sachant l'intérêt des lecteurs d'Admiroutes pour le sujet.
On pourra le modifier en fonction de la taille de l'entité qui met en place l'intranet.
Il doit être adapté (notamment si vous n'avez pas d'annuaire).
En effet s'il s'agit d'une petite entité, les acteurs de l'intranet pourront se limiter à un seul administrateur, quelques publieurs et peut-être pas de valideur.
S'il y a peu de publieurs potentiels, l'intérêt des outils présentés ici est réduit.
D'autres outils sont nécessaires dans un intranet (forums, listes de diffusion, outils de travail en collaboration) qui ne sont pas présentés dans ces spécifications.
NB: ce document est adaptable à la mise en place d'un site web Internet administratif

   

schéma représentant les 5 outils de base pour l'intranet

Haut de la page Introduction

L'interaction et l'évolutivité de ces outils logiciels sont indispensables au bon fonctionnement de l'intranet.
Ils devront s'interfacer correctement avec un module d'identification-authentification (accès de n'importe quel poste, n'importe où dans le monde).
Ce système d'authentification unique devra permettre à tous les utilisateurs identifiés quelque soit leur poste de travail et leur localisation de se connecter en toute sécurité à l'intranet.
Une fois connectés les utilisateurs pourront librement accéder aux services et applications auxquels ils ont droit.
Ces outils devont pouvoir être utilisés sous les différents navigateurs usuels
L'ensemble des guides, notices, intitulés ( barres de navigation, boutons, aide en ligne etc...) devra être rédigé en langue française.
La préférence sera donnée aux solutions faisant appel aux logiciels libres conformément aux orientations ministérielles dans ce domaine.

Haut de la page L'outil de gestion de contenus (ou outil de publication)

  1. Introduction
  2. Types de documents à publier quelles sont leurs caractéristiques (volume, format, durée de vie...)
  3. Arborescence du site
  4. Fonctionnalités demandées à l'outil
  5. Acteurs et gestion des droits de publication, de validation, d'administration
  6. Reprise de l'existant
  7. Annexes:
 
  1. Haut de la page Introduction
    L'expérience montre que dans les grandes organisations, les intranets qui fonctionnent de manière satisfaisante sont ceux qui reposent sur une organisation largement décentralisée de la production de contenus.

    Permettre à un grand nombre d'agents du ministère de mettre en ligne directement de l'information sur l'intranet est une condition nécessaire au succès du projet.

    Le taux d'utilisation fera l'objet d' études de trafic (qui s'en sert, combien de personnes, à quelle fréquence).


    La réalisation de documents et leur mise en ligne doit donc être simple, intuitive, rapide et sécurisée.
    L'outil de gestion de contenus ou outil de publication devra s'adapter à ces impératifs.


    Il devra être conçu non pas pour un usage par des informaticiens expérimentés mais pour des utilisateurs qui ont une connaissance minimale de la bureautique. Sa prise en main devra pouvoir se faire en un temps limité (une demi-journée maximum).

    Il devra notamment :
    • Assurer la fabrication et la réalisation de pages internet de façon simple, en permettant à toute personne de participer à la mise à jour du site.
    • Prendre en charge des documents, jusque dans la gestion des sommaires et leur organisation dans le site.
    • Garantir une cohérence graphique des pages en appliquant automatiquement l'habillage de l'intranet aux documents traités.
    • Publier en ligne une grande quantité de documents préexistants au format word, excel
    • Reprendre les contenus existants sur l'intranet de manière la plus globale possible

    Interviennent dans les différentes étapes de la gestion de contenus les acteurs suivants: l'administrateur, le rédacteur-publieur, le validateur (pouvant être aussi rédacteur-publieur) et les utilisateurs.
    Pour en savoir plus, voir le paragraphe 4 consacré aux acteurs et à la gestion des droits

  2. Haut de la page Types de documents à publier
    L'outil de gestion de contenus doit pouvoir traiter toute sorte de documents, de formulaires, et de bases de données (fichiers de contacts par exemple).
    Les documents présentent des caractéristiques très diverses :
    • le volume : depuis un message d'actualité d'une ligne jusqu'à un rapport de plusieurs centaines de pages.
    • la durée de vie : depuis des informations très fugaces jusqu'à celles qui restent valables toute la vie du service.
    • le format d'origine ou format natif  : fichier bureautique, page web
      • Les fichiers peuvent provenir des outils bureautiques de la suite OFFICE de Microsoft : word, excel, power point. L'outil doit être compatible avec OFFICE versions 97, 2000 ou ultérieures. Les fichiers peuvent être mixtes (word + excel par exemple)
      • Les fichiers en entrée peuvent également provenir de générateurs de pages HTML : FRONTPAGE, DREAM WEAVER ou autre (AOLPRESS). L'outil doit être compatible avec XML.
      • les fichiers peuvent également être des documents format PDF, des images jpg ou gif, fichiers audio ou vidéo.
      • L'outil devra prendre en compte les liens entre les fichiers. Ces liens peuvent être externes (URL) ou internes.
    • Le format d'arrivée (des pages en ligne):
      • L'outil devra pouvoir générer des pages HTML.
      • L'outil devra pouvoir exploiter le format XML.
      • Les pages obtenues, soit par la conversion d'un document bureautique, soit directement créées dans l'outil de gestion de contenus devront offrir une consultation ergonomique. Aucune perte d'information ne sera acceptable.
      • La qualité des pages obtenues sera un critère déterminant pour l'acceptation du produit. Les documents complexes (marges et paragraphes differents) devront être conservés dans leur mise en page d'origine.
      • Les pages obtenues devront pouvoir s'imprimer correctement.
      • Les métabalises (métatags)
        • La liste des métabalises de l'outil de gestion de contenus figure en annexe . Certaines sont obligatoires, notamment la date de création et la date de péremption.
        • Les métabalises devront autant que possible être générées automatiquement. Sinon, leur saisie devra être assistée et contrôlée.
           
  3. Haut de la page Arborescence du site
    L'arborescence du site devra être redéfinie afin d'être optimisée .

    Un certain nombre de rubriques seront communes à toutes les directions. Ce sont:
    -Les nouveautés (chronologiques)
    -la présentation de la société (service, ministère...)
    -l'organigramme
    -les réunions (ordre du jour, compte-rendu...)
    -les grands dossiers
    -la documentation
    ...

    L'arborescence redéfinie, les URL des pages devront rester stables, afin de respecter les liens qui seront établis sur elles.
    Certaines pages anciennes ou non mises à jour de la version actuelle pourront être éliminées.

    Pour un document, il existera un endroit de rangement "physique" (une adresse URL unique), et si le rédacteur-publieur le souhaite une multitude de rangements virtuels. un document pourra être accessible à partir de plusieurs pages "sommaire" ou "nouveautés" de différentes rubriques.
    Exemple: un document sur le thème de l'intranet traitant également de la sécurité, pourra être rangé physiquement dans la rubrique "intranet" et faire l'objet d'un lien dans les nouveautés de la rubrique "sécurité".

     
  4. Haut de la page Fonctionnalités demandées à l'outil de gestion de contenus

    L'outil de gestion de contenus devra assurer les fonctionnalités décrites ci dessous.

    • La création d'un document HTML et sa mise en ligne automatique
      Trois possibilités devront être offertes:
      • La conversion des formats natifs (l'outil traduit directement du word, de l'excel, en HTML) Il s'agit de la solution la plus simple destinée à l'ensemble des rédacteurs-publieurs pour des mises en ligne régulières.
      • La création de document HTML grâce à un petit éditeur HTML simple et intuitif, acceptant le copier-coller de n'importe quel type de document, la possibilité de changer le style ou la couleur d'un police de caractères, la possibilité de faire des liens hypertextes vers l'extérieur (adresse URL), ou des liens et des ancres vers d'autres pages du site. Il doit être également possible de créer des liens internes vers des documents qui n'existent pas encore.
        De courtes notes telles que par exemple: "exposition de peinture à la cafétéria à 13h le 18 juillet" devront pouvoir se générer directement par ce petit éditeur.
        Par ailleurs il devra être possible d'afficher une note sans lien hypertexte dans les nouveautés ou sommaire.
        Dans l'exemple, le titre "exposition de peinture à la cafétéria à 13h le 18 juillet" devra pouvoir, par exemple, s'afficher sans lien hypertexte, dans les nouveautés de l'intranet ( voir paragraphe portail ). Il devra être possible de le supprimer facilement de l'affichage si nécessaire.
      • L'habillage d'un document déjà au format HTML, à la charte de l'intranet.

    • La génération de formulaires de plusieurs types :
      • inscription à une formation ou une réunion
      • demande d'intervention
      • sondage d'opinion,.
      • recherche d'informations dans une base

      Il s'agit de pouvoir générer une page HTML contenant un formulaire qui pourra être exploité automatiquement. Certaines des informations récoltées par ces formulaires pourront être reprises dans des bases de données, à partir desquelles seront publiées des pages web .
      Exemple: les formulaires de demande de dépannage seront remplis en ligne par les utilisateurs aynt des problèmes de microordinateur ou de virus. le formulaire une fois rempli alimentera la base de données "dépannage" qui générera une page web contenant la liste des personnes qui ont besoin d'être dépannées. Cette page pourra être actualisée à chaque nouvel inscrit.


    • La création de bases de données:
      il ne s'agit pas d'applications nationales, mais de bases de données de type "fiches contact". Les champs de la base de données permettront de générer des pages web dans le contexte souhaité par le rédacteur-publieur
      (listes de contacts par ordre alphabétique ou chronologiquement sur la date de saisie...)

    • La prévisualisation du document avant publication.
      Le rédacteur-publieur devra
      être en mesure de prévisualiser le rendu du document HTML dans le contexte du site.
      Il disposera à cet effet d'une commande de prévisualisation qui permettra l'affichage du document. Le rédacteur- publieur pourra effectuer lui même les modifications afin d'obtenir le rendu souhaité.

    • La correction d'un document.
      • Correction d'erreurs (sans validation):
        Dans ce cas, le nouveau document écrasera l'ancien et ne fera pas l'objet d'une validation. L'outil devra prévoir ce cas très fréquent (exemple fautes d'orthographes ) de publication par écrasement de la version précédente et en faire une fonction standard (avec le moins possible de clics de souris).
      • Correction donnant naissance à une nouvelle version (fonction "contrôle de versions")
        L'outil de gestion de contenus devra pouvoir être utilisé comme moyen de travail (seul ou en commun) en permettant de mettre en ligne un brouillon ou une version d'un document. Dans ce cas, chaque brouillon ou version du document sera distincte et identifiable par le nom du rédacteur-publieur, les dates et heures des différentes versions.
        Chaque correction de page donnera naissance à une nouvelle version de la page. L'outil de gestion de contenus devra stocker et gérer les différentes versions de la page, tout au long du circuit de validation, jusqu'à la mise en ligne de la version définitive. L'historique des versions devra être disponible (liens hypertextes sur chacune des versions) sur chaque version. La destruction des versions obsolètes devra être simple.
      • Correction en ligne et/ou correction à partir d'une source.
        Le prestataire devra faire les meilleure propositions en fonction de l'état de l'art. Il faudra veiller dans le cas de la correction à partir de la source à la synchronisation entre cette source et son résultat en ligne. L'un des objectif étant la rapidité de l'opération..
      • Le validateur pourra, s'il en a l'autorisation (voir gestion des droits) modifier lui-même le contenu de la page et valider aussitôt le résultat en ligne. Sinon il devra pouvoir facilement informer le rédacteur-publieur de la non-validation du document avec un commentaire. C'est le rédacteur-publieur qui corrigera le document et le mettra à nouveau dans le circuit de validation.


    • L'aide en ligne
      Elle devra concerner toutes les actions du processus (administration,  publication, validation) sous deux formes:
      • L' aide à la saisie dans les masques de saisie et les menus: boutons avec messages associés, aide en ligne...
      • Les alertes-écrans: il s'agit d'une page qui s'affiche à chaque opération réalisée (enregistrement, publication, validation..) donnant un "compte-rendu" positif ou négatif tel que "le document untel a été publié", "le document untel a été supprimé", "le système n'a pas pu prend en compte votre publication, recommencer en faisant précédent" ... Ces messages devront informer les rédacteurs-publieurs, validateurs , administrateurs sur le déroulement de leur publication , validation, administration.

    • La validation d'un document
      • La page devra pouvoir faire l'objet de validations successives, de 0 à n.
      • Un rédacteur-publieur pourra s'il en a l'autorisation  (voir gestion des droits) valider directement son document.
      • L'existence de pages à valider sera signalée au validateur par messagerie (s'il le souhaite, il pourra occulter cette fonctionnalité)
      • Le validateur devra disposer d'une "journal des validations" lui montrant les différentes pages qu'il a à valider, celles qui le sont déjà... Ce journal devra pouvoir faire l'objet d'un archivage.
      • Un validateur devra pouvoir traiter rapidement plusieurs pages d'un coup (fonction appréciée).
      • Une fois le document validé, celui-ci devra apparaître immédiatement en ligne ou à la date spécifiée.
      • idem que pour le § correction: le validateur pourra, s'il en a l'autorisation (voir gestion des droits) modifier lui-même le contenu de la page et valider aussitôt le résultat. Sinon il devra facilement informer le rédacteur-publieur de la non-validation du document avec un commentaire. C'est le rédacteur-publieur qui corrigera le document et le mettra à nouveau dans le circuit de validation.

    • La suppression d'un document
      Elle interviendra dans deux cas:
      • lorsque la page sera périmée (quand la date de fin du document coïncide avec la date du jour), elle n'apparaîtra plus dans les sommaires et les nouveautés générés automatiquement. Mais elle devra pouvoir être accessible grâce à son adresse URL (le document sera alors archivé).
      • Lorsque le publieur- rédacteur ou le validateur décidera de supprimer un document (erreur). Il n'apparaîtra plus dans les sommaires et les nouveautés générés automatiquement. Il ne devra plus pouvoir être accessible par son adresse UR L (il ne sera pas archivé).

    • Liens:
      il devra
      être facile de créer sur une page traitée:
      • des liens vers l'extérieur (adresse URL)
      • des liens vers d'autres pages du site
      • des liens de type "ancre" sur la même page ou sur d'autres pages du site.
      • des liens vers des pages qui n'existent pas encore (que l'on crée après). (fonctionnalité appréciée)

    • La génération automatiques des sommaires et des nouveautés
      Chaque nouveau document mis en ligne alimentera automatiquement les différents sommaires et nouveautés du site (nouveautés ou sommaire de rubriques, nouveautés du site, nouveautés du portail).
      A ce lien créé automatiquement, sera associée une partie visible qui sera la date de la mise en ligne du document et son titre.
      Les nouveautés seront traitées sous forme de chronos inverses (l'information la plus récente apparaissant en haut de la page).

    • Thésaurus
      Un des champs du masque de saisie pourra être un thésaurus.
    • La notation/évaluation d'un document: voir maintenance évolutive
    • L'administration
      Les administrateurs de sites devront disposer d'un outil d'administration ergonomique de type journal ou tableau de bord: Ils devront savoir:
      -qui publie et qui valide quoi.
      -combien de documents ont été publiés et validés sur une période donnée.

      Les statistiques de publication et de validation doivent pouvoir être archivées.
    • Archivage
      Le prestataire devra faire des propositions sur la façon la plus judicieuse de traiter l'archivage des documents,  sur les formats d'archivage ........;
      Les pages archivées devront toujours conserver la même URL
    • Gestion du "404 not found"
      Si une page n'est plus disponible pour quelque raison que ce soit, l'utilisateur devra être assisté et guidé au maximum. L'administrateur devra
      également avoir un état des lieux sur les anomalies de ce type.
    • Rapidité des opérations
      Les diverses opérations d'administration, de publication ou de validation devront pouvoir être effectuées rapidement. Il y va de la crédibilité de l'outil et de l'intranet.
      Toutes solutions permettant d'optimiser les délais devront être proposées.
      Les temps de réponse devront se conformer à l'état de l'art en la matière (en principe moins de 5 secondes).



  5. Haut de la page Les acteurs et la gestion des droits
    La gestion des droits permet d'affecter des droits d'utilisation aux acteurs de la chaîne de gestion de contenus.Dans le dispositif prévu
    :
    • l'administrateur prépare, avec une équipe, l'arborescence du site, crée les répertoires et sous-répertoires du site qui en découlent, détermine les droits d'utilisation de l'outil (qui peut, dans tel(s) répertoire(s) ou tel(s) sous-répertoire(s), lire, écrire, modifier des documents)
    • le rédacteur-publieur publie les documents sous le ou les répertoires qui lui sont affectés par l'administrateur
    • le validateur (0 à n validateurs possibles) valide les documents sous le ou les répertoires qui lui sont affectés par l'administrateur. Les documents lui parviennent par mel (avec l'URL de la page à valider inscrite automatiquement dans le corps du message) 
    • L'utilisateur surfe sur le site intranet  et sur les documents pour lesquels il a un droit de lecture. Il ne voit que ce qu'il a droit de lire.

      Le module de gestion des droits devra permettre aux directions et services d'affecter des droits à leurs agents en consultation et en production de contenus en ligne.
      Dans chaque direction et /ou service un administrateur sera en charge de la gestion des droits (pour les grosses sociétés, administrations...)
      La gestion des droits pourra être sous-déléguée pour certaines parties du site intranet d'une direction et d'un service.
      La gestion des droits s'effectuera en liaison avec l'annuaire.
      C'est dans l'annuaire que seront gérés pour les agents :leurs coordonnées, leur fonction, leur place dans l'arborescence hiérarchique, leur(s) profil(s).
      L'utilisateur identifié aura droit de voir les documents pour lesquels un droit d'accès lui aura été donné, d'accéder à la publication et/ou la validation de documents.
      L'outil de gestion de contenus devra s'appuyer sur les informations de l'annuaire en ce qui concerne les profils.
      S'il n'y a pas d'annuaire , la gestion des droits devra être la plus simple possible.
      Par défaut le système autorisera la consultation de tous les documents par tous les utilisateurs (documents publics). Il en est de même pour la publication. Seuls les documents privés feront l'objet d'une restriction de droits.
       


       

  6. Haut de la page La reprise de l'existant
    L'outil de gestion de contenus devra permettre de prendre en compte plusieurs pages d'un coup (à charge pour les rédacteurs-publieurs d'avoir rempli les métatags minima). Ces pages nouvellement intégrées devront avoir le même traitement que les autres pages. (ceci est important pour la reprise des pages web existantes) La mise en oeuvre de la gestion de contenus nécessitera la reprise de tout ou partie des documents existants, dont certains sont des pages orphelines (sans indication de date, auteur, sans "TITLE" ou avec un "TITLE" incorrect, et parfois même sans titre) afin de leur y associer les métadonnées permettant de les publier.
    La possibilité de faire coexister les nouvelles pages créées avec l'outil de gestion de contenus et les anciennes pages statiques devra pouvoir être offerte.
    Il sera nécessaire de prévoir en liaison avec chaque administrateur de direction et de service une liste des pages utiles, permettant d'éliminer les pages trop anciennes ou qui ne sont plus mises à jour.

    Tableau sur la méthode et l'estimation du temps nécessaire pour la reprise de documents existants
    temps nécessaire/xxx pages
    décrire la méthode employée
    pages orphelines    
    pages avec "TITLE"    
    pages avec "TITLE" et quelques métadonnées    
    pages déjà sous forme de bases de données    



     

  7. Haut de la page Annexes:
    Annexe1: Description d'une publication en ligne
    • Le document numérique (fichier word, rtf, excel, htm, pdf, ppt, jpg, gif) est créé par un rédacteur
    • Le rédacteur-publieur remplit à partir de son navigateur, le "masque de saisie" afin de publier son document sur l'intranet.
      Ce masque de saisie est composé de champs à remplir (voir liste des champs du masque de saisie).
    • Le document est si nécessaire, converti au format html (il peut rester en format natif, si le rédacteur le souhaite).
    • Le rédacteur-publieur doit être en mesure de prévisualiser le document HTML créé, avant sa publication.
      Il dispose pour cela d'une commande de prévisualisation. Si le rédacteur estime que le document converti en HTML n'est pas satisfaisant il peut soit le détruire, soit le modifier.
    • Le rédacteur-publieur doit pouvoir choisir sa "version" de publication (par exemple la version "brouillon" que lui seul est habilité à voir ou "propre" pour la version stabilisée accessible à tous ceux qui y ont droit)
    • Le rédacteur-publieur publie le document. Le document est alors en attente de validation.
    • La page est validée par des validateurs successifs (qui ont été avertis par mel), le validateur pouvant être le rédacteur lui même (dans ce cas, la publication vaut validation).
    • La page est insérée dans une rubrique du site intranet
    • Pour un document, il existera un endroit de rangement phyique, et si le rédacteur-publieur le souhaite une multitude de rangements virtuels.
    • Si nécessaire, la mise en ligne de la page doit pouvoir être signalée aux destinataires.
    • Chaque document mis en ligne par l'outil de gestion de contenus alimente les différents sommaires et nouveautés désignés par le rédacteur-publieur

    Annexe2: Liste des champs du masque de saisie

    • Titre du document (champ obligatoire)
    • Catégorie du document (champ obligatoire)
    • Date de création et de péremption du document, permettant un archivage automatique (champs obligatoire)
    • Nom de l'auteur ou du rédacteur (champ obligatoire)
    • Nom du rédacteur-publieur (champ obligatoire)
    • Position du document dans l'arborescence par liste(s) déroulante (s) (champ obligatoire)

    • Liste de mots clés se rapportant au document

    • Thésaurus

    • Résumé du document

      Le renseignement d'un document doit être simple pour le rédacteur-publieur. Il est inutile de compliquer sa tâche. Les intitulés des champs doivent être explicites.


Haut de la page Le moteur de recherche
  1. Types de recherche:
    Le moteur sera présent sur l'ensemble de site l'intranet et indexera l'intégralité de son contenu.
    Le moteur devra être accessible, sur chaque page du site, sous la forme d'une recherche par mots-clés dans le petit rectangle prévu à cet effet, ainsi qu'à travers un lien vers une page où seront proposés divers scénarios de recherche qui pourront être combinés:
    -recherche sur une rubrique ou sous-rubrique de l'arborescence
    -recherche sur une date (date début ou/et date fin) d'un document.
    -recherche sur un auteur, un rédacteur-publieur, un validateur,
    -recherche sur la nature d'un document, sur un ou plusieurs mots-clés
    ....recherche sur chaque champ prévu dans l'outil de gestion de contenus.
    -recherche "fulltext"
    -recherche dans les archives (avec possibilité de les occulter si on le souhaite)
    -recherche dans les forums (avec possibilité de les occulter si on le souhaite)
    -La recherche sur le contenu des documents au format RTF, Word, PDF etc. devra être possible
  2. Présentation des résultats:
    La présentation du résultat combinera le titre des documents et des extraits du documents où se trouve l'expression recherchée (à la manière de Google) ce qui permettra de vérifier le contexte des mots sans charger le document.
    Le moteur devra:
    -mettre en valeur les mots de la question dans les résultats de la requête.
    Mode de fonctionnement par défaut du moteur.
    Par défaut le moteur de recherche devra chercher toutes les apparitions, mêmes si celles-ci sont incluses dans un autre terme plus long :
    Par exemple une recherche sur  "HTML", doit également renvoyer des documents sur "DHTML".

  3. Domaine couvert par l'indexation (et donc la recherche)
    Seules les pages pour lesquelles l'utilisateur  aura les droits (voir gestion des droits), devront être affichées.

Voir aussi les caractéristiques indispensables pour un bon moteur sur le site de l'ATICA
http://www.atica.pm.gouv.fr/dossiers/documents/moteurs_recherche_interne.shtml

Comparatif sur le journaldunet de moteurs de recherche (janvier 2002)
http://solutions.journaldunet.com/0203/020312_moteur.shtml 


Haut de la page Le portail paramétrable et personnalisable.
 

Le portail est la page d 'accueil de l'intranet qui agrège tous les liens vers l'information utile à tous les agents.
Sa conception vise à permettre aux utilisateurs de trouver rapidement les contenus qu'ils cherchent et de prendre connaissance des dernières informations les concernant.
 
  1. Principes de fonctionnement
    Le portail est un outil paramétrable c'est à dire que son contenu (canaux d'information) se modifie en fonction des profils des utilisateurs définis par l'annuaire (nom, prénom, mel, fonction, direction d'appartenance, statut..). Rappel: c'est au moment de l'authentification-identication que l'utilisateur sera reconnu par l'annuaire .
    Le portail est un outil personnalisable c'est à dire que tout utilisateur peut sélectionner parmi certains des canaux d'information qui lui sont proposés ceux qu'il désire voir apparaitre sur son portail.
    Les utilisateurs, après identification et authentification auront sur leur portail leur environnement de travail. "Mon intranet ".
    voir maquette Monintranet

  2. Les canaux d'information  (voir la maquette d'un portail personnalisé permettant de concrétiser les différents canaux décrits dans ce paragraphe
    Les canaux d'informations sont de 2 types: les obligatoires [rubriques thématiques, informations personnalisées (hors mel et signets favoris), informations agrégées] et les facultatifs (mels, signets favoris, contenus d'origine externe).
    • Des rubriques thématiques ( Assistance, Infos pratiques, Personnels, Santé social loisirs, Documentation, Thèmes transversaux, Structures par exemple)
      Ces rubriques regroupent des liens qui pointent vers des pages ou rubriques des différentes directions ou vers des applications , et de canaux d'information qui rapatrient des contenus en provenance de sources internes.  Ces différentes rubriques proposées en standard, pourront être fermées et ouvertes facilement à la demande de l’utilisateur. En position fermée, seul le titre de la rubrique apparaîtra (par exemple « santé-social-loisirs ») avec une petite icône permettant la réouverture à la demande du déroulement de la rubrique.
    • Des informations personnalisées
      • en fonction de la direction ou du service d'appartenance de l'agent
        Les "nouveautés de la direction ou du service"
      • en fonction de la personne
        - mels en provenance de la messagerie de l'utilisateur. Les sujets hyperliés des 3 ou 4 derniers messages reçus s'afficheront sur la colonne centrale (par exemple).
        -« Mon dossier administratif » affichera le dossier administratif de l'agent concerné
        -« Mes congés »  devra faire apparaître directement le planning des congés de la personne connectée 
        -« Mon agenda »  devra faire apparaître directement l’agenda de la personne connectée.
        -« Mes signets favoris » affichera les sites favoris de l’utilisateur. Le module de personnalisation-paramétrage  (boîte de dialogue) devra permettre de les créer facilement.
        -(fonction optionnelle) A terme «Mes dossiers » affichera les dossiers sur lesquels la personne travaille en permanence
    • Liste de tâches en instance (demande de congés du personnel à valider ou autorisations de publications sur l'intrenet à donner)
    • Des informations agrégées
      • les nouveautés de la centrale ( colonne centrale ) s'élaboreront automatiquement par agrégation des nouveautés des différentes directions et services. Elles se présenteront sous forme d'un titre et d'une date et seront classées par ordre chronologique inverse ( l'information la plus récente en haut ). Certaines informations peuvent être du texte pur sans aucun lien hypertexte.( voir le paragraphe édition dans outil de gestion de contenus )
    • Des contenus d'origine externe (sommaires d'articles ou documents publiés sur d'autres sites et renvoyant sur ceux-ci).
      Ils se présentent sous forme d'un titre et d'une date.
      • Des articles de différents journaux en accés libre.
        Le choix de ces canaux d'information externes s'effectuera grâce à la boite de dialogue ( choix des canaux parmi ceux qui sont proposés, sélection des contenus par mot-clés ) (exemple:l’utilisateur devra par exemple pouvoir sélectionner le canal d’information « Nouvel obs » ne diffusant que les nouvelles concernant « Jack Lang » et (ou) « éducation »).
      • La météo etc.......
  3.  Le module de personnalisation (boîte de dialogue).
    Sur le portail, un lien permanent permettra à tout moment à l'utilisateur de modifier son paramétrage de façon simple et intuitive. Il pourra:
    • Choisir d'afficher ou non certains canaux (attention: certains canaux seront déclarés obligatoires et ne pourront pas être occultés).
    • Choisir ses canaux d'informations externes parmi ceux qui lui seront offerts
    • Alimenter ses signets favoris
    • Choisir le nombre d'items qui s'afficheront dans un canal (par exemple: l'utilisateur peut souhaiter que s'affiche les 6 derniers messages de sa messagerie . Il pourra néanmoins "en savoir plus" en cliquant sur un bouton.
    • Pour les canaux d'information "chronologiques" interne, l'utilisateur devra pouvoir choisir la fréquence du chrono (un jour, une semaine, un mois...) et avoir accés facilement aux archives.
    • Pour les canaux d'information "chronologiques" externe (tel que le Nouvel Obs, les informations de Yahoo..., l'utilisateur devra pouvoir choisir la fréquence du chrono (un jour, une semaine, un mois...). il devra être possible à l'administrateur de bloquer la "remontée" dans le temps.
  4. Aspects visuels et organisationnels
    Les canaux d'information s'étaleront sur 3 colonnes maximum.
    Le portail doit pouvoir s'imprimer entièrement sur la largeur.


Haut de la page L'outil de statistiques

Dans la première version de l'intranet l'outil de statistiques faisait l'objet d'une navigation à part (une rubrique lui était dédiée, sans aucun lien avec le reste de l'intranet). Il était par ailleurs peu compréhensible pour les utilisateurs non initiés.
Pour la nouvelle version sa conception devra être celle d'un véritable instrument de travail au service de l'évaluation permanente de la fréquentation des pages et de l'interprétation de celle-ci. L'objectif est qu'il puisse être utilisé par tous.

L'ensemble du site devra pouvoir faire l'objet de rapports statistiques quotidiens, hebdomadaires et mensuels d'analyse du trafic relatif aux différents espaces de publication.
Pour se faire:
-Chaque répertoire, sous-répertoires ou document devra pouvoir faire l'objet de statistiques de fréquentations complètes.
-Chaque rubrique pourra avoir son top 10 des documents le plus consultés (par exemple).
-Chaque document, indiquera le nombre de visites, le nombre d'impression (voir page-type)
L'ergonomie de l'outil devra être soignée . Chaque utilisateur devra être en mesure de comprendre facilement les termes employés (un explicatif simple devra être mis en place levant toutes les ambiguïtés.
Les statistiques globales devront permettre une vision globale du nombre de visites, le temps passé sur les pages, les heures de connexions, la provenance des sessions...

Les archives devront pouvoir être consultées (au minimum un mois pour les rapports quotidiens, et sur toute la durée du contrat pour les autres rapports).
En plus, en fin d'année, le titulaire fournira des statistiques annuelles graphiques d'évolution du trafic par mois, avec origine des visiteurs.
les outils standards analysent les fichiers logs. D'autres fonctionnent avec des marqueurs de type www.xiti.com <http://www.xiti.com>
(merci de m'indiquer la différence)


Haut de la page L'identification-authentification
L'utilisateur s'authentifiera une première fois. Un login et un mot de passe lui seront attribués.
Puis avec son login et son mot de passe il aura accés aux contenus qui le concerne grâce à:
-L'annuaire
-La gestion des droits de l'outil de gestion de contenus


Haut de la page L'intégration des différents outils:

L'ensemble des fonctionnalités décrites dans le présent cahier des charges sera couvert par plusieurs logiciels.
Il conviendra de décrire précisément le mode d'interfaçage entre les différents modules ou différents logiciels, ainsi que la maintenance qui y sera associée.

Voici les fonctionnalités de cette intégration.

L'authentification-identification devra résulter d'une part des règles de l'annuaire LDAP, et d'autre part de celles  de la gestion des droits de l'outil de gestion de contenus

Le portail et l'outil de gestion de contenus
-Le portail agrége des nouveautés provenant des différents intranets de directions ou de grandes rubriques, il doit également veiller à ce que les informations périmées (document dont la date de péremption coïncide avec la date du jour) et les documents détruits par le publieur-validateur n'apparaissent plus sur le portail.

L'outil statistiques et l'outil de gestion de contenus
-Chaque document, indiquera le nombre de visites, le nombre d'impression
-Chaque rubrique doit avoir son top 10 des documents le plus consultés

Le portail et l'outil statistiques
-Le portail devra indiquer quelques éléments statistiques: par exemple le top 10 des documents les plus lus.


Haut de la page Charte graphique et de navigation

Avant tout, c'est l'ergonomie de l'ensemble qui sera privilégié. La navigation doit être évidente, coulant de source, naturelle.
Une charte graphique simple et basée sur le monoframe devra être mise en place. Le logo de l'intranet sera présent sur chaque page permettant le retour sur le portail, l'outil devra permettre aux utilisateurs de visualiser leur historique de navigation et de remonter à la (aux) rubrique(s) précédente(s).
Voir  l'exemple de modèle de page  
La forme pourra être améliorée, notamment dans les couleurs du bandeau afin d'éviter lors de l'impression couleur de la page de vider les cartouches d'encre.

Chaque page présentera:

D'autres modèles de page pourront par la suite être mis en place: voir maintenance évolutive

Accessibilité:
Afin d'être visible par le plus grand nombre, les pages du site intranet devront respecter:
-Les directives ministérielles sur l'accessibilité du web pour les handicapés  http://www.atica.pm.gouv.fr/interop/accessibilite/index.shtml
-Les standards du W3C sur l'accessibilité http://www.auditweb.net/conseils/qualite-fd17.html


Haut de la page Maintenance évolutive
chaque document pourrait si le rédacteur le souhaite, faire l'objet:

Le moteur de recherche pourrait présenter les fonctionnalités suivantes:
-génération de résumé automatique.
-proposition de documents qui ont une corrélation entre eux

Veille technologique
Les prestataires choisis devront informer les responsables de l'intranet des nouvelles fonctionnalités de leur(s) produit(s).


Voir aussi le dossier concernant les outils de l'intranet

http://www.admiroutes.asso.fr/espace/intranet/methode/specif.htm
ouvert le
25 -03-2002
droits diffusion