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Web et intranet en 1999:
le jazz et la java?

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 jp.baquiast@chello.fr

29-8-1999

Bonjour, vous nous posez les questions suivantes:

- Peut-on ou faut-il fusionner les activités Internet et Intranet dans une structure de travail unique ? (synergie des compétences Web et Communication, cohérence de l’information).
- Quel degré de responsabilité donner à l'équipe d’animation INTRANET ? Doit-elle être une cellule de mise en forme ou une entité responsable, dans une certaine mesure, du contenu du site ? Quelles sont alors les responsabilités de l’émetteur d’informations et celles du responsable du site INTRANET ?
- Quel rattachement hiérarchique pour l’équipe INTRANET ? Au Département Organisation et Méthodes (administratif et hiérarchique à souhait …), à la DRH ou à la Direction de l’Exploitation où sont les principaux fournisseurs d’informations et qui réclament, tous deux, l’INTRANET ? La réponse à cette question dépend-t-elle de la réponse à la précédente question?
- Quelle localisation géographique pour l’équipe INTRANET ? La proximité avec les Émetteurs est-elle fortement souhaitable ?

Pour répondre à vos questions,  en liaison avec notre webmestre Anne Bedel, j'essaye de me représenter la façon dont beaucoup de personnes travaillent désormais en utilisant les NTIC. Je prends mon exemple, pour être concret, tout en sachant que ce qui se passe dans une grande organisation n'est pas toujours comparable avec ce qui se passe dans les petites.

Chaque jour, à partir d'un poste de travail unique (d'ailleurs portable, c'est-à-dire utilisable aussi hors du bureau) je me connecte d'abord à ma messagerie, que je traite (lecture des messages reçus, réponses éventuelles, émission de nouveaux messages). Cette activité fondamentale s'exerce en surimpression des autres tâches, au fil de l'eau selon les besoins. Mais je consulte aussi sur Internet, systématiquement dès le début de la journée de travail, un certain nombre de sites webs qui me servent de référence permanente. Pour moi, il s'agit par exemple de mon portail personnel (my yahoo! ou équivalent, avec mes signets et adresses les plus usuelles), adminet.com (indispensable chaque jour), internet.gouv.fr ainsi, bien évidemment, qu'admiroutes (courrier des lecteurs) et les cahiers de doléances (www.doleances.org). Lorsque des forums sont ouverts par diverses administrations dans les domaines qui m'intéressent, je parcoure aussi les messages déposés par les internautes, ainsi que les réponses qui leur sont faites.

Je consulte aussi souvent le site web de mon ministère (finances), notamment pour tout ce qui concerne les textes juridiques et rapports en ligne. Lorsque je constate que manquent des documents qui me paraissent essentiels, ou que réclament des correspondants extérieurs, je le signale à la direction de la communication responsable du site, en espérant qu'ils donneront suite rapidement à la demande.

Ceci veut dire en passant qu'il est aberrant de priver un poste de travail d'accès à l'Internet, pour des raisons d'économie ou de sécurité. Il faut prendre les précautions nécessaires pour éviter les risques, mais résoudre la question par le refus de droit d'accès à l'extérieur n'a plus de sens.

Les informations contenues dans l'intranet de mon ministère me sont par contre beaucoup moins utiles, en ce qui concerne mes attributions tout au moins. Je vais, sinon systématiquement, du moins fréquemment, consulter les rubriques d'informations générales mises à disposition des agents, au niveau du ministère lui-même (DPA), comme dans les pages de certaines directions qui m'intéressent plus particulièrement: la DGI, la CP, l'Insee, par exemple.  Je vérifie par l'agenda que les dates et ordres du jour des réunion auxquelles je dois participer n'ont pas été modifiés. Il s'agit d'informations qui pour une raison ou une autre, ne justifient pas d'être mises en ligne sur le web du ministère, parce qu'elles n'intéressent qu'un nombre limité de personnes.. Mais pour l'essentiel, ce que je demande à l'intranet, ou plutôt à l'ensemble associé messagerie interne/intranet, c'est d'offrir un espace commode de travail coopératif en réseau.

En effet, l'essentiel de mon travail productif , en dehors des réunions rassemblant encore des personnes physiques (il en reste!), se fait en télétravail. Le support de mon activité est d'abord constitué de la base de textes et données que j'ai rassemblé sur mon disque dur (notes ou projets de notes, archives reçues ou envoyées, etc) . Cette base représente mon intranet individuel. Sa conservation sécurisée m'est essentielle. Cette base est gérée par moi avec les mêmes logiques et outils que le site web et l'intranet ministériels, afin de me permettre d'exporter ou importer facilement tous documents utiles au travail coopératif que je conduis avec mes collègues, supérieurs et subordonnés. Je mémorise ainsi, systématiquement, deux versions de chaque document que je produit, l'une en traitement de texte, l'autre en htm. Ceci veut dire que je suis obligé d'avoir et pratiquer moi-même, dans une certaine mesure, des compétences d'éditeur-documentaliste html et de webmestre .

Pour l'écrasante majorité des dossiers que je traite (note ou rapport à faire, par exemple), je dois à nouveau consulter des sources Internet, sur des sites français ou étrangers. J'importe et classe ainsi beaucoup de pages. Je pourrais éventuellement utiliser pour les mémoriser l'intranet du ministère, mais ceci supposerait que j'ai accès facilement à la gestion de ses pages documentaires, ce qui n'est pas encore le cas. J'utilise donc mon disque dur. Par contre, la messagerie, avec ses fichiers attachés, me permet de coopérer en temps réel avec mes divers correspondants au sein du ministère, ou éventuellement à l'éxtérieur. L'intranet, sous cet angle, doit offrir des espaces et facilités de travail en réseau modulables selon les besoins de chaque type de travail. Ceux qui ont des fonctions d'encadrement précises doivent aussi utiliser l'intranet pour connaître et viser ce que font les services subordonnés.C'est là que s'impose la sécurité la plus grande. Il ne serait pas admissible que des tiers s'immiscent dans des dossiers et documents en cours d'élaboration.

J'utilise également, pour mémoriser les documents que je juge non-confidentiels, la page personnelle (home page) que m'offre gratuitement mon fournisseur d'accès à Internet privé . Pourquoi ceci? Parce que, lorsque je télé-travaille avec des correspondants extérieurs, j'ai besoin qu'ils puissent accéder à certains documents d'intérêt commun. Si j'édite ceux-ci sur mon disque dur ou sur l'intranet du ministère, auxquels  ces correspondants ne peuvent avoir accès, je me prive de tout espace de travail coopératif avec eux. Il faut donc trouver un relai extérieur, moins "officiel" évidemment qu'un site web, mais plus pratique qu'une messagerie. A l'avenir, il sera bon d'étudier comment l'organisation peut offrir à ses services, sur l'Internet, des espaces de travail ouverts à l'extérieur (de la même façon qu'un organisme accueille, dans ses salles de réunions, des participants n'appartenant pas exclusivement à son personnel).

De ceci, il résulte que deux fonctions très différentes apparaissent. L'une relève de la fonction éditoriale: publier le plus vite possible, et le plus commodément possible, les informations et documents généraux nécessaires soit au public (sur le web du ministère), soit aux seuls fonctionnaires du ministère (sur l'intranet de celui-ci). Il faut réserver évidemment l'intranet aux données véritablement confidentielles, ou ne présentant pas d'intérêt pour des personnes extérieures au service.

La deuxième fonction concerne le travail coopératif en réseau. Il s'agit d'une mission essentielle, dont la moindre défaillance devient paralysante. C'est à la fois de la plomberie (maintenance des PC, de la connectique et des logiciels), de la gestion intelligente de réseaux d'abonnés (annuaires, tracing, etc), et de la gestion documentaire répartie - très répartie, puisque, on l'a vu, en tant que télé-travailleur coopératif, j'en suis avec mon propre PC un des pôles, et j'entends pouvoir y dire mon mot.

Dans les grands organismes, il est à peu près nécessaire de séparer les deux fonctions, qui exigent des compétences, et des prises de décision, spécifiques. Dans les petits organismes, elles peuvent être confiées à la même équipe. Mais dans les deux cas, elles ne doivent pas être placées à des niveaux ésotériques par rapport à ceux qui utilisent constamment ces nouveaux instruments de travail. Elles doivent être en contact permanent avec eux, tant pour la maintenance quotidienne que pour la définition de nouveaux besoins et de nouvelles ressources. Elles ne paraissent pas pouvoir être déléguées à des sociétés de service, sauf à intégrer ces dernières complètement dans la structure productive.

La plupart des relations entre l'utilisateur de base et cette (ou ces) équipe(s) se fera par réseau, mais ces relations devront être très réactives. Le plus souvent possible cependant, il sera bon que les divers interlocuteurs se connaissent et se parlent, en dehors du réseau local, y compris à la cantine.

J'espère que ces considérations répondront en partie à vos questions.

http://www.admiroutes.asso.fr/espace/intranet/jazz.htm