Intranet et messagerie, ou comment faire évoluer l'administration de l'intérieur

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Editorial de Jean-Paul Baquiast

28 septembre 1997

Pour la plupart des responsables administratifs, l'apport révolutionnaire d'Internet, s'il en est, se résume à la possibilité de mettre en ligne sur le Web des données ou renseignements administratifs concernant les organismes dont ils ont la charge.

Bien peu de gens, tout au moins en France, n'ont encore perçu qu'à côté du Web, l'élément véritablement révolutionnaire apporté par l'Internet concerne la combinaison des fonctions permises par l'installation d'intranets et de messageries au sein de l'administration.

Rappelons que mettre en place une messagerie signifie donner aux personnels la possibilité de communiquer par courrier électronique, soit entre eux, soit avec des correspondants extérieurs. Mettre en place un Intranet signifie mettre à disposition des personnels, aux normes de l'Internet, des données et documents internes intéressant l'organisme et ses activités. Certains confondent les deux fonctions, alors qu'elles sont complémentaires. La messagerie permet aux personnels de travailler ensemble en temps réel, en s'échangeant des messages informels ou des documents et fichiers temporaires (fonction « Joindre » ou « Attaché ») tandis que l'intranet met à leur disposition les données et documents plus stables nécessaires à ce travail en commun, ou produits par lui. Associé à l'une et à l'autre se trouve l'annuaire, qui présente des données concernant les agents connectés.

En quoi la messagerie est-elle révolutionnaire? Parce que la tradition de toutes les administrations au monde est de restreindre et contrôler les échanges internes, surtout si ceux-ci dépassent les frontières des hiérarchies et des services. Et en quoi l'intranet est-il également révolutionnaire? Parce que toute structure ou même tout responsable de l'administration tend à organiser la défense de son territoire ou de son pouvoir en gardant pour lui les informations qu'il acquiert ou qu'il produit.

La combinaison des deux permet, sans brutaliser les hommes ni les réglementations, d'inciter les fonctionnaires de tous grades à découvrir qu'ils ont intérêt à travailler ensemble, non plus au niveau du bureau ou de la petite équipe, mais au niveau de l'administration toute entière. Ils découvrent également qu'ils disposent de trésors d'informations jusqu'ici non utilisées, auxquels ils peuvent faire appel pour améliorer l'efficacité de leur travail.

L'importance des changements qu'apporteront la généralisation de la messagerie et de l'intranet est telle que beaucoup d'efforts sont faits par ceux qui refusent ces changements, afin d'en limiter la portée. L'on est encore loin d'une approche véritablement interministérielle de la messagerie et de l'intranet. Les messageries, quand elles existent, sont limitées à des groupes restreints d'utilisateurs et ne sont généralement pas facilement compatibles avec les normes de l'Internet. Il n'existe pas un annuaire interministériel analogue à l'annuaire téléphonique. Les messageries communiquent donc mal entre elles. Les intranets, eux aussi, se présentent sous formes de petits serveurs désordonnés, sans logique commune et sans possibilités de reroutage de l'un vers l'autre.

Il ne faut pas se dissimuler aujourd'hui que le seuil d'efficacité apporté par ces nouvelles techniques et pratiques administratives ne sera atteint que par une approche interministérielle. La messagerie doit être considérée comme un outil commun, à la disposition tant de l'ensemble des fonctionnaires qu'à celle des administrés qui voudront communiquer facilement avec eux (d'où le slogan « un E.mail pour chaque fonctionnaire »).

De même, il doit exister, au delà des intranets de services ou de ministères, des liens et des compatibilités internes permettant aux agents publics de passer des uns aux autres, comme s'il s'agissait d'un vaste intranet virtuel, afin qu'ils puissent accéder sans contraintes à l'ensemble du stock informationnel interne dont bénéficie l'administration toute entière.

Outre les problèmes d'équipement, de formation et de maintenance, ces perspectives posent évidemment des problèmes de sécurité, pour les transmissions comme pour les accès. Ces problèmes sont faciles à résoudre aujourd'hui. Il ne faut pas les présenter comme des obstacles. La sécurité renforcée, d'ailleurs, ne concerne qu'un petit pourcentage des transactions et des fichiers.

Il ne faut pas non plus faire de ces problèmes des prétextes pour développer des solutions propriétaires non communicantes. La règle doit être stricte: les projets doivent exclure tout ce qui sort des normes et produits Internet, y compris en ce qui concerne la sécurité. Ils doivent évoluer avec l'Internet mondial, même si celui-ci s'enrichit sans cesse.

Ceci ne veut pas dire que les responsables de messageries et d'internets ministériels doivent s'atteler aujourd'hui d'emblée à la mise en place de vastes systèmes de communication ou d'informations interministérielles. Ils doivent par contre dès maintenant, outre le respect des normes de l'Internet indispensables pour sauvegarder l'avenir, commencer à se rapprocher pour définir des besoins ou solutions communes en matière de méthodes, d'outils, de philosophie d'usage...

Admiroutes, pour sa part, s'efforcera d'y contribuer. Nous avons déjà ouvert un dossier sur l'Intranet. Nous préparons un dossier identique sur la messagerie entre administrations.

http://www.admiroutes.asso.fr/action/edito/1997/intranet.htm
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